Hướng dẫn người khiếm thị thực hiện các phép tính trong bảng Excel

(Hoàng Kim) Đây là phần quan trọng và khó khăn nhất mà người học Excel cần biết:

I/ Phép tính thông thường:

Đưa con trỏ đến ô cần tính kết quả phép tính.

Nhập dữ liệu bắt đầu bằng dấu bằng và sau đó là phép tính cần tính kết quả (viết liền ô). Trong đó các thành phần của phép tính là các chữ số hoặc tọa độ của các ô có giá trị  trong phép tính

Lưu ý: trong các ô mang giá trị không được có ký tự là chữ mà chỉ có ký tự bằng số.

Ví dụ:

- Phép cộng:

B3+B4: cú pháp là =B3+B4

- Phép trừ:

B3-B12: cú pháp là: =B3-B12

- Phép nhân:

B3*B4: cú pháp là: =B3*B4

Phép chia:

B4/B5: cú pháp là =B4/B5 (B4 chia cho B5)

- Lưu ý:

Trình tự thực hiện (Order of Operations) trong bảng Excel   sử dụng quy tắc cơ bản phổ biến về trình tự thực hiện – nhân chia trước, cộng trừ sau. Giống như làm toán trên giấy, có thể dùng dấu ngoặc đơn để điều chỉnh trình tự thực hiện. Ví dụ, nếu có biểu thức viết là 5+2*3. Excel sẽ tính 2 nhân 3 bằng 6 rồi mới cộng với 5 để có tổng là 11. Tuy nhiên, nếu dùng dấu ngoặc đơn cho phép tính 5+2, Excel sẽ tính tổng 5 cộng 2 bằng 7, rồi mới nhân tổng này với 3, kết quả bằng 21.

II- Các hàm cơ bản trong bảng Excel:

Cấu trúc của 1 hàm gồm

khởi đầu phải là dấu =

các từ kế tiếp là tên hàm, Những tên này đã được quy định trước bởi excel

chuỗi giá trị được tính toán trong hàm phải khởi đầu bởi dấumở ngoặc  ( và kết thúc ở dấu đóng ngoặc )

trong các dấu ngoặc ấy là tên của các ô.

1/ Hàm Sum (Hàm tổng) trong bảng Excel:

Để tính tổng giá trị của các ô liên tiếp nhau trong cùng một cột hoặc hàng ta làm như sau:

-Cách 1:

Xác định tọa độ của ô đầu và ô cuối của dãy số cần tính tổng.

Đưa con trỏ đến ô cần tính kết quả .

Gõ hàm tổng: +SUM(tọa độ ô đầu:tọa độ ô cuối) rồi nhấn Enter.

Ví dụ: Tính tổng từ ô B2 đến ô B 10, bạn gõ hàm: +SUM(B2:B10) rồi nhấn Enter.

Lúc này con trỏ sẽ chuyển xuống ô dưới ô tổng, bạn di chuyển lên ô tổng để nghe  đọc kết quả.

Tại ô tổng, bạn có thể nhấn F2, dùng các phím di chuyển để kiểm tra hoặc sửa lại hàm tổng đã điền (nếu muốn).

Lưu ý nếu con trỏ đang ở tại ô f11 thì trong công thức không được cộng cả ô f11 này.

Nếu chỉ cộng 2 số ta dùng dấu phẩy , ví dụ: =sum(f5,f6)

dùng dấu : hai chấm cho một chuỗi số như(f2:f10)

có thể viết: (f2:f10),(m11:m20 từ nhóm f2 đến f10 và nhóm từ m11 đến m20

-Cách 2:

                                                                                                                                                                  Đưa con trỏ đến ô cần tính kết quả (ô trống) ở cuối dãy số (cột hoặc hàng)

Nhấn Alt +Dấu bằng bên bàn phím chữ. JAWS sẽ có dòng thông báo: “Type in the range to sum, separate using colon or press enter to accept default range…..

Bạn nhập khoảng cần tính tổng, ngăn cách bằng dấu hai chấm hoặc nhấn phím Enter để chấp nhận khoảng mặc định.
Nếu không nghe rõ, hãy nhấn phím Escape rồi nhấn lại phím Alt + = để làm lại.
Chương trình sẽ tự động tạo hàm tổng và điền kết quả tại ô này.

Trở về ô tổng để kiểm tra kết quả và hàm tổng như cách 1.

Lưu ý:

Bạn cũng có thể chọn các ô cần tính tổng rồi nhấn Alt =+, kết quả phép tính cũng sẽ xuất hiện ở ô cuối cùng của khoảng đã chọn.

Phép cộng tự động sẽ tính tổng các ô chứa số phía trên ô kết quả, cho đến khi gặp một ô trống.
Việc tạo hàm tổng bằng cách lập vùng chọn rồi alt+= như trên chỉ thực hiện khi tổng số của công thức này ở cùng cột hoặc cùng dòng với

dãy số. Nếu muốn thực hiện hàm cộng ở một vị trí khác cột, khác hàng ta phải viết đủ hàm đã nêu.

2/ Hàm Average (hàm trung bình):

Xác định tọa độ của các ô cần tính

Di chuyển đến ô cần thực hiện phép tính (kết quả).

Điền công thức tính: =average(tọa độ ô đầu: tọa độ ô cuối) rồi nhấn  enter để cho kết quả

ví dụ: tính trung bình của a2 b2 c2 và d2 ta làm như sau:

di chuyển đến ô cần điền kết quả trung bình

viết công thức: =average(a2:d2) rồi nhấn  enter sẽ cho kết quả

3/ Hàm max và hàm Min

1. Hàm max:

Để tìm giá trị lớn nhất trong một dãy số, bạn sử dụng hàm max.

Đưa con trỏ đến ô cần điền kết quả.

Gõ hàm: =max(tọa độ ô đầu tiên:tọa độ ô cuối cùng) rồi nhấn Enter.

Ví dụ:

A1 =2, A2 =4, A3 =9. Để tìm giá trị lớn nhất của dãy số từ A1 đến A3 bạn đưa con trỏ đến ô cần điền kết quả rồi gõ hàm max như sau:

=max(a1:a3) và nhấn Enter. Chương trình sẽ cho giá trị lớn nhất của A1 đến A3 là 9.
 

1. Hàm Min:

Để tìm giá trị nhỏ nhất trong dãy số bạn sử dụng hàm min.

Đưa con trỏ đến ô cần điền kết quả.

Gõ hàm: =min(tọa độ ô đầu tiên:tọa độ ô cuối cùng) rồi nhấn Enter.

Trong ví dụ trên, nếu ta tìm giá trị nhỏ nhất của dãy số A1 đến A3 bạn làm như sau:

Đưa con trỏ đến ô cần điền kết quả rồi gõ hàm min:

=min(a1:a3) và nhấn Enter. Chương trình sẽ cho giá trị nhỏ nhất của A1 đến A3 là 2.

4/ Hàm rỗng (hàm thời gian):

a) Hàm Today:

Để hiện thị ngày, tháng năm của ngày hôm nay, bạn sử dụng hàm today:

Đứng tại ô cần điền kết quả.

Gõ hàm: =today() rồi nhấn Enter.

Di chuyển lại ô kết quả, bạn sẽ nghe thấy ngày, tháng, năm của ngày hôm nay.
 

b) Hàm Now:

Để hiển thị đầy đủ ngày, tháng, năm, giờ, phút,  hiện tại bạn làm như sau:

Đứng tại ô cần điền kết quả.

Gõ hàm: =now() rồi nhấn Enter.

Di chuyển lại ô kết quả, bạn sẽ nghe thấy đầy đủ ngày, tháng, năm, giờ phút.

Lưu ý: Để tìm ngày, tháng, năm trước hoặc sau ngày hiện tại, bạn làm như sau:

Đưa con trỏ đến ô cần điền kết quả.

- Nếu tìm ngày trước ngày hiện tại, Gõ hàm:

=today() –số ngày rồi nhấn Enter.

=today() –số ngày *số tuần rồi nhấn Enter.

• Nếu tìm ngày sau ngày hiện tại, gõ hàm:
• =today() +số ngày rồi nhấn Enter.

=today() +số ngày *số tuần rồi nhấn Enter.

5/ Hàm round (làm tròn số):

Hàm round dùng để làm tròn số. Có 3 cách làm tròn chủ yếu là

a) Làm tròn phần thập phân: sử dụng các số nguyên dương để quy định cách làm tròn. Nếu số ấy là 1 thì làm tròn 1 số thập phân ngay sau dấu phân cách số thập phân của số. Ví dụ, trong tiếng Việt dấu phân cách số thập phân là dấu phẩy. Tiếng Anh là dấu chấm. Nếu số có phần thập phân là 3 chữ số, ta muốn làm tròn thành 1 chữ số thì chọn số làm tròn là 1.

ví dụ:

=round(345.678,1) kết quả sẽ là 345,7

=round(345.678,2)kết quả là 345.68
 

b) Làm tròn bằng cách xóa phần thập phân. Cách này sẽ loại phần thập phân theo cách nếu số thập phân lớn hơn hay bằng 5 sẽ bỏ số thập phân và thêm 1 ở hàng đơn vị. Nếu số thập phân nhỏ hơn 5 sẽ bỏ số thập phân và giữ nguyên số hàng đơn vị. Với cách này, số làm tròn là 0.

Ví dụ:

=round(345.678,0) kết quả là 346
 

c) Làm tròn phần số nguyên dùng số làm tròn có dấu trừ phía trước. Các số từ 1 trở lên

Ví dụ:

=round(345.678,-1) kết quả là 340

=round345.678,-2) kết quả là 300  

6/ Hàm if (hàm nếu):

Xác định tọa độ của ô cần tính hàm if (ô xuất dữ liệu).

Di chuyển đến ô cần điền kết quả.

Gõ hàm: =if(tọa độ ô xuất dữ liệu>= giá trị điều kiện giới hạn thứ nhất, “kết quả 1”,if(tọa độ ô xuất dữ liệu>= giá trị điều kiện giới hạn thứ 2, “kết quả 2,…..tương tự đến hết)) rồi nhấn enter

Chú ý: hàm có bao nhiêu dấu mở ngoặc đơn thì đến cuối hàm đóng bấy nhiêu lần ngoặc đơn.

Khi gõ đến khoảng điều kiện cuối cùng, bạn chỉ việc gõ kết quả trong dấu ngoặc kép mà không cần phải viết thêm if ( tọa độ ô xuất dữ liệu và giá trị giới hạn nữa

Ví dụ: cho điểm tổng kết của bạn A là 9 (điểm tổng kết này nằm ở tọa độ b3 của bảng). hãy sử dụng hàm if để tính kết quả xếp loại của bạn A. Biết rằng, có bốn mức xếp loại sau: loại giỏi từ 8 phẩy trở lên, loại khá từ 6,5 trở lên, loại trung bình từ 5 phẩy trở lên, còn lại là loại yếu.

Di chuyển đến ô cần điền kết quả (ô xuất dữ liệu). Là ô B3.

Viết công thức tính như sau:

=if(b3>=8,”giỏi”,if(b3>=6.5,”khá”,if(b3>=5,”trung bình”, “yếu”))) rồi nhấn enter.

Di chuyển lên ô B3 để nghe  kết quả là giỏi.

7/ Hàm tham chiếu:

Để gọi giá trị từ một ô nào đó đến ô hiện diện, ta ghi dấu = rồi ghi địa chỉ của ô này.

Nếu ô được gọi ở sheet khác, bạn cần ghi theo cú pháp: dấu bằng

ghi chính xác địa chỉ tham chiếu bao gồm tên sheet, sau đó là dấu chấm than ! rồi đến tên ô cần tham chiếu

Ví dụ:

Để gọi giá trị từ ô B4 của Sheet Bang diem sang Sheet Tong ket ta đứng tại ô  nhận giá trị rồi gõ: =Bang diem!B4 rồi nhấn Enter.

Tác giả: Hoàng Xuân Hạnh