MÔI TRƯỜNG VÀ TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TRONG KHU VỰC CÔNG

CHƯƠNG 5

TẠO MÔI TRƯỜNG VÀ ĐỘNG CƠ LÀM VIỆC

TRONG KHU VỰC CÔNG

1/ MÔI TRƯỜNG VÀ TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TRONG KHU VỰC CÔNG

1. Khái niệm môi trường và môi trường làm việc trong khu vực công

a. Khái niệm môi trường

Tùy theo cách tiếp cận khác nhau, các tác giả có những định nghĩa khác nhau về môi trường. Masn và Langenhim (1957) cho rằng, môi trường là tổng hợp các yếu tố tồn tại xung quang sinh vật và ảnh hưởng đến sinh vật. Joe Whiteney (1993) thì cho rằng môi trường là tất cả những gì ngoài cơ thể, có liên quan mật thiết và có ảnh hưởng đến sự tồn tại của con người như: đất nước, không khí, ánh sáng mặt trời, rừng, biển, tầng ozon, sự đa dạng của các loài.

Chương trình môi trường Liên hiệp quốc (UNEP) định nghĩa: môi trường là tập hợp các yếu tố vật lý, hóa học, sinh học, kinh tế - xã hội, tác động lên từng cá nhân hay cả cộng đồng.

Theo Điều 3 Luật Bảo vệ môi trường Việt Nam: môi trường bao gồm các yếu tố tự nhiên và yếu tố vật chất nhân tạo, bao quanh con người, có ảnh hưởng tới đời sống, sản xuất, sự tồn tại, phát triển của con người và sinh vật.

Môi trường theo nghĩa rộng là tất cả các nhân tố tự nhiên và xã hội cần thiết cho sự sống, sản xuất của con người, như tài nguyên thiên nhiên, không khí, đất, nước, ánh sáng, cảnh quan, quan hệ xã hội…

Môi trường theo nghĩa hẹp không xét tới tài nguyên thiên nhiên, mà chỉ bao gồm các nhân tố tự nhiên và xã hội trực tiếp liên quan tới chất lượng cuộc sống con người. Ví dụ: nhà trường là môi trường ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt dộng học tập và giáo dục học sinh; trong mỗi gia đình với cách thức, phương pháp, nền nếp… giáo dục giúp cho con em xây dựng, phát triển và hoàn thiện nhân cách, phát triển thể chất…

Tóm lại, môi trường là tất cả những gì có xung quanh ta, tạo điều kiện cho ta sống, hoạt động và phát triển.

b. Các loại môi trường

Tùy theo các góc độ tiếp cận khác nhau, người ta có thể phân môi trường làm việc ra thành nhiều loại:

 - Cách phân loại thứ nhất:

Môi trường vĩ môbao gồm các yếu tố bên ngoài, tác động một cách gián tiếp đến tất cả các tổ chức như: môi trường văn hóa – xã hội, môi trường chính trị - pháp luật, môi trường kinh tế, môi trường công nghệ…

Môi trường vi môbao gồm tất cả các yếu tố và các nhóm bên ngoài, có ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển, thành công và tồn tại của tổ chức như: Tổ chức hay người sử dụng dịch vụ, người lãnh đạo, các nhóm quyền lợi, các cơ quan của chính quyền,…

 - Cách phân loại thứ hai:

Môi trường bên ngoàibao gồm tất cả những lực lượng tác động lên tổ chức từ bên ngoài như: người sử dụng dịch vụ công, nguồn nhân lực, công nghệ, kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, pháp luật, quốc tế.

Môi trường bên trongbao gồm những lực lượng hằng ngày trong tổ chức nơi mà những nhà quản lý thực hiện các chức năng của mình như: cách thực hiện quản lý trong tổ chức, văn hóa tổ chức, mối quan hệ con người – con người…

 - Cách phân loại thứ ba:

Môi trường tự nhiênbao gồm các yếu tố tự nhiên như vật lý, hóa học, sinh học, tồn tại ngoài ý muốn của con người, nhưng cũng ít nhiều chịu tác động của con người. Đó là ánh sáng mặt trời, núi sông, biển cả, không khí, động vật, thực vật, đất, nước… Môi trường tự nhiên cho ta không khí để thở, đất để xây dựng nhà cửa, trồng cấy, chăn nuôi, cung cấp cho con người các loại tài nguyên khoáng sản cần cho sản xuất, tiêu thụ; cung cấp cho ta cảnh đẹp để giải trí, làm cho cuộc sống con người thêm phong phú.

Môi trường xã hộilà tổng thể các quan hệ giữa người với người. Đó là những luật lệ, thể chế, cam kết, quy định, ước định… ở các cấp khác nhau như: Liên hợp quốc, hiệp hội các nước, quốc gia, tỉnh, huyện, cơ quan, làng xã, họ tộc, gia đình, tổ nhóm, các tổ chức tôn giáo, tổ chức đoàn thể,… Môi trường xã hội định hướng hoạt động của con người theo một khuôn khổ nhất định, tạo nên sức mạnh tập thể thuận lợi cho sự phát triển, làm cho cuộc sống của con người khác với các sinh vật khác.

Ngoàira, người ta còn phân biệt khái niệm môi trường nhân tạo, bao gồm tất cả các nhân tố do con người tạo nên, làm thành những tiện nghi trong cuộc sống, như ôtô, máy bay, nhà ở, công sở, các khu vực đô thị, công viên nhân tạo…

c. Môi trường làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nước

Môi trường làm việc là sự kết hợp yếu tố con người và các phương tiện vật chất để giúp con người làm việc đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả.

Môi trường làm việc được nhìn nhận theo hai khía cạnh: vật chất và phi vật chất. Về phương diện vật chất là những điều kiện thực tế mà chúng ta đang làm việc trong đó đóng một vai trò quan trọng như: ánh sáng, không khí, thiết bị được sử dụng tại công sở. Khung cảnh làm việc là một trong những yếu tố tự tạo nằm trong phương diện vật chất của môi trường. Về phương diện phi vật chất là: bầu không khí tâm lý, truyền thống tổ chức, văn hóa công sở, phong cách lãnh đạo. Các yếu tố trên kết hợp lại hình thành môi trường làm việc. Hoặc có thể phân loại môi trường làm việc bao gồm: môi trường vật lý (ánh sáng, nhiệt độ, tiếng ồn, khí hậu…), môi trường pháp lý và môi trường tâm lý (các chuẩn mực, các quy tắc, bầu không khí trong tổ chức, văn hóa tổ chức…)

Môi trường làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nước là sự kết hợp giữa các điều kiện vật chất và văn hóa mà qua đó thực hiện được nhiệm vụ nhằm đạt được mục tiêu của các cơ quan hành chính nhà nước.

 - Môi trường vật chất: bố trí văn phòng, nơi làm việc ngăn nắp, gọn gàng, khoa học, hợp lý, thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ chung và của các thành viên trong cơ quan; điều kiện cơ sở vật chất bảo đảm được yêu cầu của công việc: diện tích phòng làm việc, môi trường làm việc không bị ô nhiễm, trang thiết bị máy móc phục vụ cho công việc, cây xanh, điều hòa nhiệt độ… Hiện nay, những yếu tố này chỉ được bảo đảm ở các cơ quan nhà nước tại các đô thị và một số cơ quan. Công nghệ thông tin được sử dụng trong công sở tạo điều kiện mở rộng tầm nhìn, học hỏi cảu cán bộ, công chức, là cơ sở để xây dựng chính phủ điện tử. Tuy nhiên, các công sở vẫn còn thực trạng quy hoạch xây dựng manh mún, nhỏ lẻ chưa phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội hiện nay.

 - Môi trường văn hóa – tâm lý: là hệ thống những giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin, giá trị về thái độ của các nhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở và hiệu quả hoạt động của nó trong thực tế. Môi trường văn hóa – tâm lý được hình thành trong các mối quan hệ giữa cán bộ, công chức trong công việc; các chuẩn mực xử sự, nghi thức tiếp xúc hành chính; phương pháp giải quyết các xung đột trong tổ chức; hệ thống các quy chế và sự thực hiện quy chế; phong cách lãnh đạo, bầu không khí tâm lý trong tổ chức, truyền thống của tổ chức…

 - Môi trường pháp lý: cơ quan hành chính nhà nước được thành lập trên cơ sở luật pháp và dưới sự điều hành, quản lý trực tiếp của Nhà nước để tiến hành hoạt động trong một lĩnh vực nhất định. Hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước cần phải chấp hành đúng pháp luật, thực hiện theo các quy chế được nhà nước cho phép.

1. Vai trò của môi trường làm việc đối với công chức và tổ chức

Môi trường làm việc có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của tổ chức (cơ quan) ở phương diện sau: ảnh hưởng tới kết quả hoạt động của tổ chức (kết quả hoạt động của cá nhân, đơn vị và tổ chức), phạm vi hoạt động của tổ chức, mục tiêu và chiến lược hoạt động của tổ chức (phạm vi rộng, phạm vi hẹp…). Môi trường làm việc tạo nên sự gắn kết trong tổ chức. Môi trường làm việc lý tưởng sẽ thu hút và giữ được nhân tài cũng như tạo ra động lực nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Môi trường làm việc có thể tác động đến tổ chức theo hai hướng chính sau:

 - Hướng thuận lợi khi nó tạo cơ hội và điều kiện cho hoạt động của tổ chức (cơ quan) và công chức.

 - Hướng không thuận lợi sẽ gây ảnh hưởng hoặc gây thiệt hại đối với tổ chức (cơ quan) và công chức.

Như vậy, môi trường làm việc theo hướng tích cực làm cho mọi người không chỉ tin tưởng vào tính tất yếu của sự tồn tại của tổ chức mà còn thấy được những định hướng, chiến lược phát triển của tổ chức. Ngược lại, nếu môi trường làm việc không thuận lợi thì hậu quả sẽ dẫn đến nguy cơ trì trệ và kém hiệu quả trong hoạt động của tổ chức.

Đối với công chức, môi trường làm việc tạo động lực thúc đẩy sự sáng tạo, cống hiến thực hiện những ước mơ, nguyện vọng của công chức; tạo niềm tin, cơ hội và sự hài lòng của công chức đối với tổ chức; thúc đẩy công chức tích cực làm việc; môi trường làm việc tác động vào khả năng của mỗi cá nhân để họ làm việc một cách an toàn, thành thạo và phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

Tóm lại, môi trường làm việc có vai trò quan trọng, tác động mạnh đến hiệu quả hoạt động của tổ chức và tính tích cực làm việc của công chức trong các cơ quan hành chính nhà nước.

1. Các yếu tố hợp thành môi trường làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nước

Trong hoạt động của nền công vụ hiện nay, môi trường làm việc là một trong những yếu tố rất quan trọng, ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của công chức. Môi trường làm việc lý tưởng là một trong những nhân tố quan trọng góp phần thu hút và giữ chân nhân tài cũng như tạo ra lực đẩy gia tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức. Có rất nhiều yếu tố tạo nên môi trường làm việc của công chức trong các cơ quan hành chính nhà nước, có thể chia thành hai nhóm yếu tố sau:

a. Các yếu tố bên trong tổ chức

Các yếu tố bên trong tổ chức bao gồm:

 - Nội quy, quy chế làm việc trong tổ chức:

 + Cơ cấu tổ chức bộ máy.

 + Chuẩn mực của tổ chức.

 + Văn hóa tổ chức.

Trong đó văn hóa của tổ chức là những chuẩn mực hay những giá trị, sự mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với cấu trúc chính thức và tạo nên những chuẩn mực hành động, cách thức làm việc của tổ chức mà mọi người trong đó đều tuân theo khi làm việc.

 - Những yếu tố thuộc về con người và sự tác động của mối quan hệ con người – con người:

 + Người lãnh đạo.

 + Công chức.

 + Bầu không khí làm việc trong tổ chức.

Trong đó bầu không khí làm việc là trạng thái tâm lý tương đối ổn định trong tổ chức, là nét đặc trưng phản ảnh thực trạng các mối quan hệ nảy sinh trong hoạt động của tổ chức, bao gồm các mối quan hệ về tình cảm giữa các cá nhân, các bộ phận của tổ chức trên cơ sở các mối quan hệ chính thức cũng như không chính thức trong tổ chức, cơ quan đó. Bầu không khí tâm lý trong tổ chức biểu hiện mức độ hòa hợp các đặc điểm tâm lý trong quan hệ liên nhân cách của họ và được hình thành từ thái độ của mọi người trong tổ chức, cơ quan đối với công việc, bạn bè, đồng nghiệp và người lãnh đạo. Nó có vai trò to lớn đối với mỗi cá nhân và hoạt động chung của tổ chức. Nó thấm vào ý thức của mỗi cá nhân riêng lẻ và tạo ra một ảnh hưởng rõ rệt đối với họ. Tâm trạng vui vẻ, phấn khời làm tăng tính tích cực, sáng tạo của con người trong công việc, nâng cao tinh thần đoàn kết và giúp đỡ lẫn nhau, hiệu quả hoạt động của cá nhân và tập thể được nâng lên rõ rệt. Điều đó chỉ có thể có được ở những tổ chức, cơ quan có bầu không khí tâm lý lành mạnh, thân ái. Ngược lại, năng suất và hiệu quả lao động của cá nhân và của tổ chức có thể bị ảnh hưởng xấu một cách trực tiếp bởi một bầu không khí tâm lý căng thẳng, tẻ nhạt, gây ra những xúc cảm, tâm trạng tiêu cực của các thành viên.

 - Các chế độ, chính sách trong thực thi công vụ và quyền lợi của công chức – là công cụ, phương tiện mang tính pháp lý giúp cho công chức thực thi công vụ. Đồng thời, nó cũng là cơ sở động viên, khuyến khích công chức thông qua các chế độ, các quy định của từng tổ chức.

 - Điều kiện làm việc:

 + Địa điểm.

 + Các trang thiết bị.

 + Khung cảnh.

 + Bố trí và sắp xếp các bộ phận làm việc trong cơ quan, công sở…

Khung cảnh làm việc được tạo nên do cách bố trí, sắp xếp nơi làm việc, môi trường và các thiết bị sử dụng tại công sở. Khung cảnh nơi làm việc cùng với điều kiện nghỉ ngơi, giải trí luôn luôn ảnh hưởng đến tình trạng thể lực, tâm lý và hiệu suất lao động của cán bộ, công chức. Nếu bố trí nơi làm việc không hợp lý, các phương tiện làm việc không đầy đủ thì chắc chắn năng suất lao động sẽ bị giảm sút, cán bộ sẽ nhanh chóng mệt mỏi và chán nản với công việc, gây ra tình trạng thiều gắn bó với tổ chức. Vì vậy, khi đề cập tổ chức lao động bảo đảm tính khoa học trong các cơ quan hành chính thì một yếu tố quan trọng cần quan tâm là phải tạo được một khung cảnh làm việc thuận lợi, hợp lý. Đây không chỉ là lợi ích của cơ quan mà còn là lợi ích của người lao động. Hai mặt lợi ích này luôn tác động lẫn nhau và cùng thúc đẩy cơ quan phát triển.

Các yếu tố bên trong tác động trực tiếp đến mỗi thành viên trong tổ chức, đến năng suất và hiệu quả hoạt động của cá nhân, bộ phận và ảnh hưởng tới hiệu quả chung của tổ chức.

b. Các yếu tố bên ngoài tổ chức

Các yếu tố bên ngoài tổ chức bao gồm:

 - Chế độ chính trị.

 - Điều kiện kinh tế, văn hóa, xã hội:

 + Các điều kiện kinh tế: tiềm lực kinh tế; tốc độ tăng trưởng; thu nhập; xu hướng tiêu dùng; sự chuyển đổi nền kinh tế; hội nhập kinh tế…

 + Văn hóa: các phong tục tập quán, truyền thống văn hóa…

 - Các quy định của luật pháp.

 - Các chế độ, chính sách của nhà nước.

Các yếu tố bên ngoài tác động vừa gián tiếp, vừa trực tiếp đến mỗi tổ chức, cơ quan trong hoạt động thực thi công vụ.

Hai nhóm yếu tố bên trong và bên ngoài tổ chức có mối quan hệ tác động qua lại với nhau trong việc tạo nên môi trường làm việc đối với công chức. Các yếu tố này có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực tới công chức và hiệu quả làm việc của họ. Đồng thời, ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động và mục tiêu của tổ chức.