Người mù sử dụng dịch vụ thư điện tử

Cuốn sách sẽ lựa chọn hướng dẫn sử dụng phần mềm E-mail client và webmail phổ biến hiện nay. Với phần mềm E-mail client, các tác giả lựa chon phần mềm Microsoft Outlook phiên bản 2007 và Gmail cho phần mềm webmail.

Mục tiêu của chương này:

• Hướng dẫn sử dụng phần mềm E-mail Microsoft Outlook.

1.1 Microsoft Outlook 2007

1.1.1 Giới thiệu

a) Giao diện Ribbon

Giao diện mới của Outlook 2007 có tên gọi là Ribbon. Ribbon được bố trí thành các Thẻ (Tabs) và Chia nhóm (Group).

 Tabs: các giao diện được tạo ra từ các Tab khác nhau. Trong các Tab là các lệnh và các nút lệnh.  Groups: Mỗi Tab có các lệnh liên quan đến nhau, ta có thể gom thành một nhóm.

b) Phím tắt

Đối với người khiếm thị, việc dùng các phím tắt để thay cho dùng chuột là việc rất quan trọng. Các phím tắt trong Outlook thường bắt đầu bằng cách nhấn Alt hoặc Ctrl, sau đó nhấn các phím khác thì thanh công cụ sẽ hiện ra, bạn có thể truy cập các công cụ một cách nhanh chóng. Ví dụ: Alt + F (mở nút File), Ctrl + N (tạo một e-mail mới) v.v..

1.1.2 Kết nối với máy chủ chứa thư

Để có thể sử dụng Outlook để gửi và nhận thư từ máy chủ chứa thư (ví dụ: yahoo.com, gmail.com v.v..), máy tính của bạn cần kết nối với máy chủ chứa thư thông qua tài khoản.  Thực hiện các bước sau để kết nối với máy chủ chứa thư:

1. Nhấn tổ hợp phím Alt+T, nhấn phím A để mở hộp thoại Account Settings…
2. Nhấn tổ hợp phím Alt+N để tạo mới tài khoản.
3. Nhấn tổ hợp phím Alt+Y, nhập tên người sử dụng tài khoản (Tên này sẽ hiển thị như là tên người gửi thư đi).
4. Nhấn tổ hợp phím Alt+E, nhập địa chỉ thư của người sử dụng tài khoản.
5. Nhấn tổ hợp phím Alt+P, nhập mật khẩu truy cập địa chỉ thư đó.
6. Nhấn tổ hợp phím Alt+T, nhập lại mật khẩu một lần nữa.
7. Nhấn tổ hợp phím Alt+N để thực hiện bước tiếp theo.
8. Sau khi Outlook cấu hình xong các thiết lập máy chủ thư, bạn nhận được thông báo, nhấn Enter để kết thúc.

1.1.3 Các thao tác cơ bản

a) Tạo thư mới

Để tạo một thư mới có các nhiều cách. Bạn có thể làm một trong các cách sau:

1. Chắc chắn rằng bạn đang ở chương trình Microsoft Outlook (Bạn có thể kiểm tra bằng cách nhấn tổ hợp phím Insert + F10 để bật danh sách các ứng dụng đang bật, chọn đến mục Inbox- Microsoft Outlook – Maximized và nhấn Enter).
2. Nhấn tổ hợp phím Alt + N để đến mục New trên thanh thực đơn.
3. Nhấn phím M để mở cửa sổ Soạn thư mới, lúc này con trỏ đang ở trong ô text nhập địa chỉ người nhận, bạn thực hiện gõ địa chỉ người nhận.
4. Nhấn phím Tab (hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+C) để đến ô nhập CC, để nhập địa chỉ người nhận thư khác.
5. Nhấn tổ hợp phím Alt+U để đưa con trỏ đến ô Subject để nhập tiêu đề thư, sau khi nhập xong tiêu đề, nhấn phím Enter để nhập nội dung thư.
6. Nhập nội dung bức thư.
7. Nhấn tổ hợp phím Alt+S để mở phím Send gửi thư đi. Thông thường chương trình sẽ yêu xác thực việc gửi thư bằng cách yêu cầu nhập tài khoản của bạn (Nếu máy tính là của riêng bạn, bạn nên lựa chọn lưu mật khẩu bằng cách nhấn tổ hợp  Alt+S).

b) Gửi thư cho nhiều người cùng một lúc

Outlook hỗ trợ việc gửi thư để có thể gửi một nội dung thư cho nhiều người bằng cách: Ghi thêm địa chỉ những người nhận vào  hộp CC, thực hiện như sau:

1. Chắc chắn rằng bạn đang ở cửa sổ Soạn thư mới (nhấn tổ hợp phím Insert +F10 để hiện danh sách các ứng dụng đang chạy, chọn đến mục Untitled – Message (HTML) Restored, nhấn Enter)
2. Nhấn phím Tab để đưa con trỏ       đển ô text CC, nhập địa chỉ các người nhận (danh sách địa chỉ ngăn cách nhau bởi dấu chẩm phẩy (;))

c) Đính kèm tệp vào thư

Để đính kèm tệp vào nội dung thư gửi đi (ví dụ: file Word, Excel v.v..), thực hiện các bước sau:

1. Chắc chắn rằng bạn đang thao tác ở cửa sổ Soạn thư mới (nếu chưa ở cửa sổ này nhấn tổ hợp phím Insert+F10, chọn Inbox-Microsoft Outlook–Maximized, nhấn Enter, nhấn tổ hợp phím Alt+N, nhấn M)
2. Nhấn phím Alt, phím H, tổ hợp phím A+F để mở hộp thoại Insert File

d) Tạo chữ ký trong nội dung thư

Với Microsoft Outlook 2007 bạn có thể tạo chữ ký để đính kèm trong thư gửi đi. Bạn có thể thay đổi chữ ký hoặc tạo mới, cũng như thiết lập một chữ ký mặc định.

Để  tạo chữ ký mới, bạn thực hiện:

1. Chắc chắn rằng bạn đang thao tác với cửa sổ  Soạn thư mới.
2. Nhấn phím Alt, sau đó nhấn phím N để đến thực đơn Insert, nhấn phím G để đến mục Signature, nhấn phím S để mở hộp thoại Signature and Stationery.
3. Trong hộp thoại Signature and Stationery, nhấn tổ hợp phím Alt + N để tạo mới chữ ký, bạn sẽ nghe thấy giọng nói yêu cầu nhập tên cho chữ ký này, bạn nhập tên và nhấn Enter.
4. Nhấn tổ hợp phím Alt+T để đưa con trỏ màn hình đến phần cập nhật nội dung cho chữ ký.
5. Nhấn phím Alt + S để lưu nội dung chữ ký.
6. Thiết lập tùy chọn sử dụng chữ ký này mặc định cho tài khoản thư (trong trường hợp bạn sử dụng Outlook để quản lý nhiều tài khoản thư của bạn) bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt+A để đến danh sách các tài khoản thư, nhấn phím mũi tên xuống trên bàn phím để đến tài khoản thư phù hợp rồi nhấn Enter.
7. Thiết lập tùy chọn sử dụng chữ ký cho một thư mới bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt + M để đến danh sách các chữ ký, dùng phím mũi tên xuống trên bàn phím lựa chọn một chữ ký trong danh sách, nhấn Enter.
8. Thiết lập tùy chọn sử dụng chữ ký cho thư trả lời hoặc thư chuyển tiếp[1]bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt + F để đến danh sách các chữ ký, dùng phím mũi tên xuống trên bàn phím lựa chọn một chữ ký trong danh sách, nhấn Enter.
9. Muốn xóa chữ ký, bạn nhấn tổ hợp phím Alt + C để đến danh sách các chữ ký, di chuyển hai phím mũi tên lên, xuống để chọn đúng chữ ký muốn xóa, nhấn tổ hợp phím Alt + D.

e) Đọc nội dung thư

Để đọc nội dung thư thực hiện các bước sau:

1. Nhấn F9 để thực hiện quá trình nhận các thư mới từ máy chủ e-mail được hoàn tất.
2. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+1 để đến thư mục Inbox (Trong trường hợp hộp thư của bạn tạo ra nhiều thư mục để chứa thư, bạn sử dụng phím mũi tên lên, mũi tên xuống để chọn thư mục).
3. Nhấn phím F6 để đến danh sách thư.
4. Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + mũi tên lên, mũi tên xuống để đi đến thư cần đọc.
5. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O để mở nội dung thư cần đọc.

f) Trả lời thư

Tại cửa sổ đang mở nội dung của một thư đang đọc, thực hiện các bước sau:

1. Nhấn tổ hợp phím Alt+R để mở cửa sổ soạn thảo thư trả lời.
2. Các bước tiếp theo thực hiện như quá trình tạo thư mới (Xem thêm mục a – Tạo thư mới).

1.1.4 Các công cụ tiện ích

a) Tạo mới công việc, nhiệm vụ cần thực hiện

Outlook giúp bạn quản lý, nhắc nhở các nhiệm vụ mà bạn đã đề ra. Để tạo nhiệm vụ bạn thực hiện các bước sau:

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+4 để đến chức năng tạo nhiệm vụ Tasks. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để đến cửa sổ tạo nhiệm vụ.
2. Con trỏ màn hình đang ở ô text Subject, bạn gõ tên nhiệm vụ.
3. Thiết lập một số tùy chọn:

- Nhấn tổ hợp phím Alt+R để chuyển đến ô text nhập ngày bắt đầu nhiệm vụ.

- Nhấn tổ hợp phím Alt+D để chuyển đến ô text nhập ngày nhiệm vụ hoàn thành (dự kiến).

- Nhấn tổ hợp phím Alt+: để chuyển đến ô lựa chọn trạng thái của nhiệm vụ.

- Nhấn tổ hợp phím Alt+P: để chuyển đến ô lựa chọn mức độ ưu tiên của nhiệm vụ.

- Nhấn tổ hợp phím Alt+T để xác định mức độ hoàn thành (theo tỷ lệ phần trăm) của nhiệm vụ.

1. Sử dụng phím Tab để chuyển đến ô text nhập nội dung công việc (Nghe thấy giọng nói từ Edit), cập nhật nội dung.
2. Nhấn tổ hợp phím Alt+S để lưu công việc và quay lại danh sách các nhiệm vụ.

Để thêm mới một nhiệm vụ và gửi nhiệm vụ này đến người khác, bạn thực hiện:

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+U để đến cửa sổ tạo mới công việc.
2. Nhập địa chỉ thư người nhận nội dung công việc.
3. Các bước tiếp theo thực hiện như các bước 2, 3, 4, 5 nêu trên.

Để xóa một nhiệm vụ thực hiện:

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+4 để đến chức năng tạo nhiệm vụ.
2. Nhấn F6 để đến danh sách các nhiệm vụ.
3. Chọn nhiệm vụ muốn xóa từ danh sách, nhấn Ctrl+D.

b) Thêm một liên lạc mới

Bạn muốn lưu lại những thông tin người gửi E-mail cho bạn, thì Outlook chính là một công cụ tuyệt vời về quản lý danh sách các tên và địa chỉ vì nó dễ sử dụng như sổ tay nhỏ của bạn. Để nhập một liên lạc mới thực hiện các bước sau:

1. Chắc chắn bạn đang thao tác ở cửa sổ chương trình Outlook.
2. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+C để mở hộp thoại tạo mới Liên lạc. Con trỏ màn hình đang ở ô Fullname.
3. Nhập tên người bạn muốn  lưu thông tin  liên lạc vào ô Fullname.
4. Nhấn tổ hợp phím Alt+P để nhập thông tin về đơn vị công tác của người đó.
5. Nhấn tổ hợp phím Alt+T để nhập thông tin về nghề nghiệp của người đó.
6. Nhấn phím Tab nhiều lần để chuyển đến ô văn bản nhập địa chỉ thư.
7. Nhấn phím Alt, nhấn phím H, nhấn tổ hợp phím AV để lưu.

c) Tạo các thư mục chứa thư

Mục đích của việc tạo các thư mục là để phân loại các E-mail vào những nhóm riêng biệt, và các E-mail sẽ không còn nằm lẫn lộn với nhau.

Để tạo thư mục chứa thư thực hiện:

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift + E để mở hộp thoại tạo thư mục.
2. Nhập tên thư mục và nhấn Enter.

d) Di chuyển thư đến thư mục vừa tạo

Thông thường, người dùng sẽ định nghĩa các bộ lọc để các thư nhận được tự động di chuyển đến thư mục tương ứng khi thư đó thỏa mãn một số điều kiện. Trong khuôn khổ cuốn sách này, chúng tôi chỉ hướng dẫn các bạn di chuyển thư thủ công. Để di chuyển thư đến thư mục được tạo lập, thực hiện:

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+1 để đến Inbox.
2. Nhấn phím F6 để đến danh sách các thư.
3. Lựa chọn thư muốn chuyển vào thư mục.
4. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+V để mở hộp thoại Move Items.
5. Chọn thư mục để chứa thư từ danh sách các thư mục, nhấn phím Enter.

e) Xóa các thư mục chứa thư

Để xóa thư mục chứa thư thực hiện:

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+6 để chuyển đến danh sách cách thư mục.
2. Chọn thư mục muốn xóa.
3. Nhấn tổ hợp phím  Ctrl+D để xóa thư mục đó.
4. Chương trình sẽ hỏi bạn đồng ý xóa thư mục không, nếu bạn chắc chắn xóa, nhấn Enter để xác nhận xóa.

f) Tìm kiếm thư

Các E-mail của bạn trong Outlook rất nhiều, đôi khi bạn cần tìm kiếm một E-mail cũ nhưng bạn không biết E-mail đó nằm ở đâu trong cả ngàn E-mail được lưu trong các thư mục. Với Outlook 2007 thì bạn sẽ không mất thời gian để tìm từng E-mail nữa.

Với công cụ Instant Search thì công việc tìm kiếm E-mail của bạn rất dễ dàng. Bạn cần phải có thông tin về E-mail bạn cần tìm, bạn có thể ghi địa chỉ E-mail hoặc một số từ ngữ của nội dung E-mail đó. Tất cả các kết quả tìm thấy sẽ hiện ra một cách nhanh chóng.

Để tìm kiếm thư trong tất cả các thư, thực hiện:

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+1 để đến Inbox.
2. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + A để mở hộp thoại tìm kiếm tất cả các thư.
3. Gõ từ khóa tìm kiếm, tại bước này bạn có thể mở hộp thoại để tìm kiếm theo nhiều tiêu chí bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt+W, hoặc sử dụng chức năng tìm kiếm nâng cao bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift +F.
4. Nhấn F6 để chuyển đến danh sách các thư thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.
5. Lựa chọn thư bạn mong muốn và thực hiện các thao tác với thư đó.

g) Xem danh sách thư đã gửi

Để xem danh sách các thư đã gửi đi, thực hiện:

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+O để đến Outbox.
2. Nhấn F6 để đến danh sách các thư đã gửi.
3. Chọn thư muốn xem từ danh sách.
4. Nhấn Ctrl+O để mở thư và thực hiện các thao tác.

1.1.5 Quản lý hộp thư

a) Xem dung lượng hộp thư

Để nhanh chóng tìm kích thước của hộp thư, bạn thực hiện:

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+I để đến Inbox.
2. Nhấn phím End để đến thư mục cuối cùng trong danh sách thư mục.
3. Nhấn phím mũi tên xuống để đến thư mục Folder Sizes.
4. Nhấn phím Enter.

Thông thường dung lượng được tính bằng kilobyte (KB) (Các đại lượng giữa kilobyte, megabyte và gigabyte là cùng một đơn vị đo nên bạn có thể đổi các thông số đó với nhau: 1024 Kilobyte = 1 Megabyte; 1.024 Megabyte = 1 Gigabyte).

b) Lưu các tệp tin đã đính kèm vào ổ đĩa

Sau khi xem qua dung lượng của các thư, bạn sẽ nhận thấy rằng các thư có dung lượng lớn thường bao gồm những tài liệu đính kèm. Nếu cần để lưu trữ các tài liệu đính kèm trong hộp thư, bạn sử dụng chức năng lưu tệp tin đính kèm trên Microsoft Office bằng các lệnh trên thực đơn và lưu các tài liệu đính kèm vào một số vị trí thuận tiện trên đĩa cứng của bạn. Sau khi đã lưu các tệp đính kèm, bạn có thể xóa các thư không cần thiết đó. Trước khi bắt đầu lưu tài liệu đính kèm vào đĩa cứng, phải nhớ vị trí đã lưu để sau này có thể xem lại các tài liệu đó.

Để lưu tệp tin đính kèm vào ổ đĩa thưc hiện:

1. Chọn thư và nhấn tổ hợp phím Ctrl+O để thư có tệp đính kèm.
2. Nhấn phím Alt, nhấn phím H, nhấn phím X, nhấn phím N để mở hộp thoại Save Attactments.
3. Chọn đường dẫn để lưu tệp tin (Mặc định trong thư mục Libaries/Documents).
4. Nhấn phím Enter để lưu tệp.

c) Xóa vĩnh viễn thư khỏi hộp thư

Mỗi khi bạn xóa thư, nó được lưu vào thư mục Deleted Items. Khi xoá nhiều thì thư mục này có thể phát triển nhanh chóng và chiếm nhiều dung lượng, do đó cần phải làm sạch thư mục Deleted Items cũng như dung lượng của toàn hộp thư. Bởi vậy, nên xóa vĩnh viễn các thư này ra khỏi hộp thư.

Để  xóa vĩnh viễn các thư bạn thực hiện:

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+1 để đến danh sách các thư mục chứa thư
2. Chọn thư mục Delete Items.
3. Chọn thư mục hoặc thư muốn xóa trong thư mục Delete Items.
4. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+D để xóa.

Cách khác, có thể xoá vĩnh viễn các thư bằng cách thực hiện:

1. Chọn thư mục Delete Items.
2. Nhấn tổ hợp phím Shift+ F10 để mở danh sách các thao tác với thư mục này
3. Nhấn phím Y để xóa.
4. Chương trình sẽ hỏi bạn có đồng ý xóa hay không, nếu đồng ý xóa nhấn
   Enter, nếu không đồng ý xóa, nhấn phím mũi tên sang phải để chọn No, rồi nhấn Enter.