Hướng dẫn người khiếm thị chọn vùng, định dạng phông chữ và điền dãy số tự động trong bảng Excel

(Hoàng Kim) – Để chỉnh sửa, định dạng và thay đổi thông tin trong bảng Excel, bạn cần nắm vững các bước chọn vùng trong bảng Excel:

1/ Chọn vùng trong bảng Excel:

a/ Chọn ô:

Nhấn Tab hoặc Shift +Mũi tên phải để chọn ô bên phải con trỏ trong cùng một hàng.

Nhấn Shift +Tab hoặc Shift +mũi tên trái để chọn ô bên trái con trỏ trong cùng một hàng.

Nhấn Shift +Mũi tên lên để chọn ô bên trên con trỏ trong cùng một cột.

Nhấn Shift +Mũi tên xuống để chọn ô bên dưới con trỏ trong cùng một hàng.

b/ Chọn hàng, cột, bảng:

Nhấn ctrl+Shift +mũi tên trái, phải để chọn các ô từ ô con trỏ đang đứng đến rìa bên trái hoặc phải của vùng soạn thảo con trỏ đang đứng theo chiều ngang.

Nhấn ctrl+Shift +mũi tên lên xuống để chọn các ô từ ô con trỏ đang đứng đến rìa bên trên hoặc dưới của vùng soạn thảo con trỏ đang đứng theo chiều dọc.
Trong các sheet của excel có thể có nhiều vùng soạn thảo

khác nhau. Mỗi vùng soạn thảo cách nhau bằng những ô trống không ghi giá trị.
Nhấn 1 lần Các lệnh di chuyển trên sẽ có giá trị trong vùng soạn thảo mà con trỏ đang đứng. Nếu nhấn tiếp thì sẽ chọn tiếp các vùng tiếp theo.

Để chọn các cột hoặc các hàng liên tiếp, bạn chọn cột hoặc hàng tại vị trí con trỏ rồi nhấn Shift +mũi tên theo hướng mà bạn cần chọn.

Ctrl+Shift +home, Ctrl +Shift +End  để chọn vùng từ ô con trỏ đang đứng về ô đầu tiên hoặc cuối của vùng có thông tin. Vùng có thông tin sẽ bao gồm nhiều vùng soạn thảo.

Vì vậy, nếu chọn riêng từng vùng soạn thảo, bạn sử dụng kiểu chọn các cột hoặc hàng liên tiếp.

2/ Định dạng nội dung trong bảng Excel:

Phần định dạng (Format) của Excel cũng có các mục tương tự trong Microsoft Word, như in đậm (bold), in nghiêng (italic), cỡ chữ (font
Bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt định dạng như trong chương trình Word.

3/ Copy, cắt, dán, xóa nội dung  trong bảng Excel:

Để copy, cắt, dán, xóa ô, cột, hàng, bảng trong bảng Excel, bạn chọn ô, cột, hàng, bảng đó rồi thực hiện các lệnh copy, cắt, dán, xóa như trong chương trình Word.

4/ Điền dãy số tự động:
a) Điền giá trị giống nhau:
Nếu các thông tin lặp lại giống nhau trong cùng cột hoặc hàng, bạn có thể dùng lệnh Điền vào (Fill) để sao chép thông tin từ các ô sang ô khác. Để dùng lệnh Điền vào, các ô cần phải liền nhau.
Điền giá trị tại ô đầu tiên.

Chọn các ô cần điền giá trị giống nhau theo cột hoặc hàng.

 Nhấn Alt +E để vào Menu Edit.

Nhấn I để mở mục Fill Submenu.

Nếu điền các giá trị giống nhau trong cùng một cột, bạn nhấn D  hoặc kích hoạt vào mục Down.

  Nếu điền các giá trị giống nhau trong cùng một hàng , bạn nhấn R  hoặc kích hoạt vào mục Right.

Bạn có thể thay thế các bước trên bằng các lệnh: Ctrl +D để điền các giá trị giống nhau trong một cột và nhấn Ctrl +R để điền giá trị giống nhau trong cùng một hàng.

Lưu ý: Lệnh Điền này cũng thực hiện được với các biểu thức. Biểu thức sẽ tự động thay đổi tương ứng theo vị trí ô kết quả.
 

b) Dãy số tiến:

Điền dãy số tiến thường sử dụng khi điền số thứ tự (1 2 3 4 5) hoặc dãy số tiến theo tỷ lệ (2 4 6 8 10).

Điền số bắt đầu tại ô đầu tiên của cột hoặc hàng.

Nhấn Alt +E  để vào Menu Edit.

Nhấn I  để mở mục fill submenu

Nhấn S hoặc chọn series rồi nhấn Enter.

Mục đầu tiên là Step, bạn gõ giá trị tăng giữa các ô (mặc định là 1). Ví dụ: số thứ tự là 1, số chẵn hoặc lẻ là 2.

Tab sang mục stop value: bạn điền giá trị tối đa của dãy số. Ví dụ: Dãy số thứ tự với  danh sách có 15 đơn vị thì điền số 15.

Lưu ý: Nếu trước khi thiết lập bạn đã chọn cột hoặc hàng điền dãy số tự động thì bạn bỏ qua mục này.

Tab đến mục seriesin, dùng mũi tên lên, xuống chọn Colum hoặc Row để lập vùng chọn cho dãy các ô cùng cột hoặc hàng.

Lưu ý: Nếu trước khi thiết lập bạn đã chọn cột hoặc hàng điền dãy số tự động thì bạn bỏ qua mục này.

Nhấn Enter hoặc Tab đến mục OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi và đóng hộp thoại.

c) tự động sắp xếp tên theo thứ tự các chữ cái

Chọn các ô muốn sắp xếp lại theo thứ tự các chữ cái

Vào menu data (alt + d) – tìm sort – enter để mở hộp thoại sort

Tab 1 lần sau đó dùng mũi tên để lựa chọn 1/2 tùy chọn sau:

Chọn Ascending: sắp xếp theo chữ cái từ a đến z

Chọn descending: sắp xếp theo chữ cái từ z đến a

Tab đến ok – enter để hoàn thành việc sắp xếp trên
 

d) Điền ngày tháng:

Đưa con trỏ tới ô cần điền.

Nhấn Ctrl+;dấu chấm phẩy  để ghi ngày tháng,  Nhấn Ctrl +Shift +;dấu chấm phẩy  để ghi giờ

vào ô hiện tại.

Lưu ý: ngày giờ sẽ hiển thị theo ngày giờ hệ thống máy tính của bạn.

Để điền ngày giờ liên tiếp trong các ô của cùng cột hoặc hàng, bạn tiến hành  theo các bước như trong phần điền dãy số tiến (nhớ chọn radio button date(.

Hoàng Xuân Hạnh