9. Phân tích các chức năng đểvận hành cơquan HÀNH CHÍNH NHÀNƯỚC có hiệu quả(Chức năng bên trong của HÀNH CHÍNH - nội bộ).

Đây là một cách tiếp cận để chỉ rõ những hoạt động bên trong các cơ quan hành chính phải tiến hành. Các chức năng bên trong nhằm:

- Bảo đảm để có một cơ cấu tổ chức hiệu quả nhất.

- Bảo đảm để hành chính phải tuân thủ pháp luật.

Các nhà hành chính dường như có tất cả các chức năng cần thiết như của một nhà quản lý hiện đại. Trước hết, họ phải áp dụng nhiều biện pháp kỹ thuật khác nhau nhằm làm cho cơ quan hành chính thích ứng với đòi hỏi của chính mình.

Giám sát hoạt động hành chính của các cơ quan HÀNH CHÍNH không chỉ nhằm đảm bảo cho hoạt động HÀNH CHÍNH tuân thủ theo pháp luật quy định mà còn là một cách nhằm làm cho hoạt động hiệu quả. Đây chính là chức năng thứ 2 trong chức năng hành chính nội bộ. Giám sát nội bộ là một hình thức phổ biến không chỉ trong khu vực HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC mà còn trong hoạt động quản lý nói chung.

Chức năng bên trong của hành chính trong một số tài liệu gọi là chức năng cần thiết để vận hành cơ quan HÀNH CHÍNH vận động có hiệu quả. Xem xét chức năng HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC khi vận hành vào một cơ quan công quyền nào đó là sự chi tiết hoá các chức năng HÀNH CHÍNH thành những hoạt động HÀNH CHÍNH thường xuyên ổn định.

Nghiên cứu các chức năng bên trong hay chức năng để vận hành thông suốt hệ thống các cơ quan HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC là một trong những chủ đề được các nhà nghiên cứu HÀNH CHÍNH quan tâm.

Nghiên cứu chức năng bên trong hệ thống các cơ quan HÀNH CHÍNH ngoài việc vận dụng những kinh nghiệm điều hành các tổ chức một cách hiệu quả, cần phải dựa vào pháp luật để xem xét và đánh giá lại các chức năng bên trong của các cơ quan quản lý HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC.

Các cơ quan HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC có nhiều chức năng bên trong. Một số chức năng bên trong của cơ quan HÀNH CHÍNH cần chú ý là:

a) Chức năng lập kế hoạch

   Lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong các chức năng quản lý, là quá trình kết hợp tất cả các mặt của tổ chức, đồng thời, nó là cơ sở cho việc thực hiện các chức năng còn lại.

   Lập kế hoạch là một quá trình xác định những mục tiêu tương lai và các cách thức thích hợp để đạt mục tiêu đó. Hay nói cách khác, lập kế hoạch là một quá trình nhằm trả lời các câu hỏi như: đạt mục tiêu gì?, phải làm gì đạt mục tiêu đó?, làm như thế nào?, ai làm?, khi nào làm?, và làm ở đâu?.

   Lập kế hoạch có một vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý cơ quan hành chính nhà nước. Cụ thể là:

• Giúp cho cơ quan hành chính nhà nước đối phó với sự bất định và thay đổi trong tương lai.
• Tập trung các nỗ lực của cơ quan hành chính nhà nước vào việc hoàn thành mục tiêu đặt ra.
• Tạo được khả năng tiết kiệm các nguồn lực của cơ quan.
• Là cơ sở cho việc thực hiện chức năng kiểm soát.

   Lập kế hoạch bao gồm ba giai đoạn tiến hành cơ bản:

   Thứ nhất, xác định mục tiêu: Thực chất giai đoạn này là xác định rõ cơ quan hành chính  nhà nước mong muốn hướng tới điều gì? Để xác định đúng mục tiêu cần tiến hành các hoạt động cụ thể như:

• Phân tích nhu cầu quản lý nhà nước thông qua dự đoán, dự báo nhu cầu của xã hội liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
• Căn cứ vào các mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch mà cấp trên giao trong kỳ kế hoạch;
• Phân tích, đánh giá thực trạng, của cơ quan hành chính nhà nước (khả năng đáp ứng nhu cầu của xã hội).

   Thứ hai, xây dựng kế hoạch hành động nhằm thực hiện mục tiêu: Thực chất của giai đoạn này là xây dựng các bước đi cụ thể để thực hiện mục tiêu. Tức là trả lời các câu hỏi: phải làm gì? Ai làm? Khi nào làm? Làm ở đâu? Và làm như thế nào?

   Thứ ba, tổng kết, đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch. Giai đoạn này được tiến hành sau khi kế hoạch được thực hiện. Đánh giá xem liệu việc thực hiện kế hoạch có đạt mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch hay không? (hoàn thành, hoàn thành vượt mức hay không hoàn thành kế hoạch).

1. chức năng tổ chức

   Chức  năng tổ chức là một quá trình của quản lý bao gồm các hoạt động như thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lý, phân công lao động phù hợp; thiết lập môi trường làm việc tập thể.

Chức năng tổchức bộmáy là một tiến trình quản lý mà thông qua đó nhà quản lý duy trì sựổn định của tổchức loại bỏnhững mâu thuẫn giữa con người với công việc hoặc trách nhiệm phát triển môi trường làm việc tập thể.

   Chức năng tổ chức bao gồm các nội dung cơ bản:

• Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý: thiết kế cơ cấu tổ chức gọn, phù hợp với mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức; phân định trách nhiệm rõ ràng; và tạo thuận lợi cho việc chỉ đạo và phối hợp.
• Phân công công việc cho từng cá nhân, bộ phận. Phân công cho cá nhân phù hợp với năng lực; phân cho bộ phận theo chức năng với tinh thần hợp lý.
• Xây dựng các mối quan hệ bên trong – bên ngoài; quan hệ trực thuộc  (trên - dưới); quan hệ phối hợp (ngang).
• Chức năng nhân sự

   Chức năng nhân sự là cung cấp con người, duy trì và phát triển con người trong cơ quan hành chính nhà nước.

Sắp xếp cán bộ, công chức theo tiêu chuẩn chức danh; tiêu chuẩn hoá đội ngũ công chức hành chính, tổchức hệthống công việc theo sốlượng định biên thích hợp.

Đây là chức năng gắn liền với việc sử dụng và phát triển nguồn nhân lực của các cơ quan hành chính. Đó là sắp xếp cán bộ, công chức theo tiêu chuẩn chức danh, tiêu chuẩn hoá đội ngũ công chức hành chính, tổ chức hệ thống công việc thích hợp.

Chức năng này từxưa đến nay đã quan trọng và từnay vềsau còn quan trọng hơn, vì việc nâng cao dân trí, đào tạo nhân tài là quốc sách hàng đầu, là nguyên nhân cội nguồn của sựhưng thịnh của một quốc gia. Quản lý con người và tối ưu hoá nguồn nhân lực đòi hỏi nhiều hoạt động hành chính cụthể;

   Chức năng nhân sự gồm những nội dung sau:

• Tuyển dụng
• Sử dụng
• Quản lý hồ sơ nhân sự
• Đánh giá;
• Khen thưởng, kỹ luật, thăng chức
• Thuyên chuyển,điều động, biệt phái;
• Thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức;
• Đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ của cán bộ, công chức để họ có thể thực hiện những nhiệm vụ được giao một cách có hiệu hiệu lực, hiệu quả.
• Chấm dứt nhiệm sở của cán bộ, công chức.
• Chức năng ra quyết định

   Đây là chức năng cơ bản của quản lý hành chính nhà nước vì quản lý suy cho cùng là hoạt động ra quyết định.

Nhà quản lý tập hợp đầy đủcác thông tin, xửlý thông tin,

đềra các phương án khác nhau, thẩm định hiệu quảtừng phương án, ban hành quyết định quản lý HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC. Xét cho cùng, thì quyết định là sản phẩm, là hành vi quan trọng nhất của công chức lãnh đạo, quản lý. Đó là sựlựa chọn tiên quyết đểsẵn sàng thực hiện các mục tiêu đã đềra. Những vấn đềvềphương pháp ra quyết định, tổchức thực hiện quyết định luôn luôn là đối tượng quan tâm của các nhà hành chính.

   Ra quyết định hành chính bao gồm các công việc:

• Xác định vấn đề, phân tích vấn đề;
• Xác định mục tiêu và các tiêu chí quyết định;
• Xác định trọng số của từng tiêu chí;
• Xây dựng các phương án giải quyết vấn đề và phân tích các phương án;
• Soạn thảo quyết định
• Thông qua và ban hành quyết định.
• Chức năng lãnh đạo

   Chức năng lãnh đạo bao gồm hướng dẫn và thúc đẩy mọi người làm việc vì mục tiêu chung.

   Chức năng lãnh đạo bao gồm các công việc như:

• Hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc: Xây dựng các chỉ dẫn cụ thể để thực hiện các quyết định của cấp trên, hướng dẫn thực hiện công việc thông qua các kế hoạch thực thi; huấn luyện cấp dưới; thông qua các hội nghị...
• Chỉ đạo các cấp dưới trong việc thực hiện các công việc đã phân công thông qua việc ra các mệnh lệnh, chỉ thị;
• Khuyến khích, động viên, tạo cơ hội cho nhân viên tham gia các hoạt động chung của cơ quan. Người lãnh đạo hành chính cần khuyến khích động viên và tạo điều kiện tốt nhất để các cá nhân trong tổ chức tự vươn lên khẳng định mình, thông qua các hoạt động như ủy quyền; tập trung vào nhân viên; phát triển tinh thần tập thể.

f)Chức năng phối hợp

   Đây là chức năng điều hòa hoạt động của các cá nhân, bộ phận, đơn vị lệ thuộc, thiết lập một sự liên lạc đơn giản nhưng hợp lý giữa các cá nhân, đơn vị trong cơ quan hành chính nhà nước. Nhờ sự phối hợp này, hoạt động của các cá nhân, bộ phận, đơn vị trong cơ quan ăn khớp với nhau, sẽ tránh những trùng lặp, sự chậm chạp trong hoạt động do thủ tục rườm rà hay hệ thống thông báo phức tạp.

   Phối hợp là một trong những công việc chính của người lãnh đạo hành chính, vì có điều hòa được các hoạt động của các đơn vị lệ thuộc mới có thể kiểm soát và điều khiển các đơn vị đó. Muốn phối hợp, người lãnh đạo phải có một tầm nhìn tổng quát và hiểu rõ quy trình giải quyết công việc.

   Chức năng phối hợp bao gồm các hoạt động:

• Xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động giữa các cá nhân, bộ phận, đơn vị trong cơ quan. Cơ chế phối hợp thường được thể hiện cụ thể trong nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan.
• Thiết lập mối quan hệ, thông tin đơn giản, hiệu quả giữa các bộ phận trong cơ quan thông qua hình thức họp giao ban định kỳ, cơ chế thông báo, báo cáo,...
• g) Chức năng ngân sách

   Đây là chức năng liên quan đến việc hình thành và sử dụng các nguồn tài chính trong cơ quan, bao gồm:

• Lập dự toán ngân sách hàng năm;
• Thực hiện thu chi, ngân sách hàng năm;
• Tổ chức quyết toán ngân sách hàng năm.
  1. Chức năng báo cáo

   Báo cáo là một phương tiện chủ yếu để nhà quản lý duy trì sự kiểm soát trách nhiệm và quyền hành đã ủy quyền cho cấp dưới.

   Chức năng báo cáo là thiết lập các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất của cấp dưới để trình nộp cấp trên. Nó là cơ sở để cấp trên đánh giá kết quả hoạt động của cấp dưới. Đồng thời, nó cung cấp thông tin phản hồi làm cơ sở cho việc ra quyết định quản lý.

   Các báo cáo có thể sử dụng bao gồm: báo cáo bằng lời nói; báo cáo bằng văn bản; báo cáo thống kê.

   Trong các bản báo cáo này, cần đánh giá việc thực hiện mục tiêu, số lượng, chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc.

i) Chức năng kiểm soát

   Chức năng kiểm soát là hoạt động quản lý nhằm đảm bảo hoạt động của cơ quan đang được tiến hành theo đúng dự kiến, tuân thủ các quy định, đồng thời, phát hiện những sai sót, sai lệnh, vi phạm, từ đó đưa ra các biện pháp cần thiết để sửa chữa những sai sót, tối thiểu hóa những sai lệch và xử lý những vi phạm.

   Mục đích của kiểm soát là nhằm đảm bảo hiệu lực và hiệu quả quản lý của cơ quan.

   Quá trình kiểm soát gồm 3 bước:

• Bước 1: Đo lường các kết quả đạt được. Trong bước này cần trả lời hai câu hỏi: Đo lường cái gì? Và đo lường như thế nào?
• Bước 2: So sánh kết quả đạt được với tiêu chuẩn đã đề ra. Kết quả của bước này có thể là: (1) Sai lệch giữa kết quả và tiêu chuẩn trong phạm vi cho phép; (2) Sai lệch giữa kết quả và tiêu chuẩn vượt ra ngoài phạm vi cho phép. Trong trường hợp này, có thể có hai nguyên nhân: Một là, do kết quả đạt được quá cao hay quá thấp so với tiêu chuẩn. Hai là, do tiêu chuẩn đặt ra quá cao hoặc quá thấp.
• Bước 3: Thực hiện những hành động điều chỉnh. Nếu nguyên nhân của sai lệch là do thực hiện thì cần phải đề ra các giải pháp điều chỉnh việc thực hiện nhằm thay đổi kết quả. Nếu nguyên nhân là do tiêu chuẩn, thì cần sửa lại tiêu chuẩn cho phù hợp với thực tế hơn.