Hướng dẫn người khiếm thị định dạng ô trong bảng Excel:

 (Hoàng Kim) – Định dạng ô là ứng dụng rất quan trọng khi sử dụng chương trình Excel giúp bạn có những biến hóa kỳ diệu khi tính toán.

1/ Mở hộp thoại định dạng ô:

a) mở bằng Menu:

Nhấn Alt + O để mở menu Format (định dạng), chọn mục Cells rồi nhấn Enter để mở hộp thoại định dạng ô.

b) Mở bằng phím tắt:

Tại cửa sổ Excel, nhấn Ctrl +1 để mở nhanh cửa sổ hộp thoại định dạng ô.

2/ Định dạng giá trị (số/ chữ) trong ô:

Hộp thoại định dạng ô có nhiều trang, bạn nhấn Ctrl +Tab hoặc Ctrl +Shift +Tab để đi đến trang Number (số): Dùng để điều chỉnh định dạng chung về số và chữ trong ô.

Nhấn Tab (1 lần) để di chuyển đến Category list box: danh sách các loại định dạng số và chữ.

Dùng phím mũi tên để di chuyển qua các mục trong danh sách. Ví dụ, chọn mục Currency (tiền tệ), số trong các ô sẽ được hiển thị theo loại tiền tệ bạn chọn, kể cả kết quả của biểu thức.
 

3/ Căn lề trong ô:

Nhấn Ctrl + Tab để di chuyển đến trang Alignment (Căn chỉnh chuẩn ).

Nhấn Tab để di chuyển đến mục Horizontal (căn lề Theo chiều ngang).  Đây là mục để điều chỉnh dữ liệu trong ô được hiển thị sang trái, phải, hoặc giữa...

Dùng mũi tên lên, xuống để chọn.

Nhấn Tab để di chuyển đến mục Vertical (căn lề Theo chiều dọc). Đây là mục để điều chỉnh dữ liệu trong ô được hiển thị lên trên, xuống dưới hoặc giữa…
Dùng mũi tên lên, xuống để chọn.

Tab đến mục OK rồi nhấn Enter để lưu thiết lập.

4/ Bao trùm hết chữ trong ô:
Bao trùm (Wrap): Trong Excel, lệnh này giúp ngắt dòng nếu cần để toàn bộ nội dung xếp vừa đủ trong giới hạn độ rộng của ô.

Tại trang Alignment trong hộp thoại định dạng Ô.

Nhấn Tab để di chuyển đến mục Wrap text (Bao trùm hết chữ). Thông thường, chữ và số trong ô Excel sẽ được hiển thị trên 1 dòng mà không được tự động ngắt thành các dòng như khi bị giới hạn trong ô của một bảng trong Word. Các thông tin này JAWS vẫn có thể đọc được nhưng đôi khi không xuất hiện trên màn hình do ô quá hẹp. Bằng cách dùng phím phím Cách (Space) để chọn mục Wrap text, Excel sẽ tự động ngắt nội dung thành một số hàng để phù hợp với độ rộng của ô.

Nhấn Tab để đi đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.

5/ Thu nhỏ chữ trong ô:

Tại trang Alignment trong hộp thoại định dạng Ô.

Nhấn Tab để di chuyển đến mục Shrink to Fit (Thu nhỏ cho vừa). Nếu chọn mục này, chữ và số ở trong ô sẽ được tự động thu nhỏ lại theo tỉ lệ để vừa với độ rộng của ô.
Nhấn Tab để đi đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.

6/ Nhập và tách ô:

a) Nhập ô:
Nhập ô (Merge): Trong Excel, lệnh nhập ô giúp nối liền một nhóm các ô liên tiếp thành một ô lớn hơn.

Chọn các ô cần nhập.

Mở hộp thoại định dạng Ô.

Di chuyển tới trang Alignment.

Nhấn Tab để di chuyển đến mục Merge cells (Nhập các ô). và nhấn Space bar để chọn mục này, các ô sẽ được nhập lại thành một ô lớn, có thể dùng làm hàng tiêu đề bảng tính.

Nhấn Tab để đi đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.
 

b) Tách ô:
Để tách các ô đã nhập bạn làm như sau:

Chọn ô cần tách.

Mở hộp thoại định dạng Ô.

Di chuyển tới trang Alignme

Nhấn Tab để di chuyển đến mục Merge cells (Nhập các ô). và nhấn Space bar để bỏ chọn mục này, các ô đã nhập sẽ được tách ra thành các ô như trước khi nhập.

Nhấn Tab để đi đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.

7/ Định hướng nội dung trong ô:
Định hướng (Orientation): Trong Excel, lệnh định hướng điều chỉnh nội dung trong ô sẽ lệch bao nhiêu độ so với trục ngang (trục hoành). Có thể hiểu đơn giản hơn, lệnh định hướng giống như một mặt đồng hồ. Nếu bạn kẻ một đường từ số 9 đến số 3, đó là trục ngang. Kẻ một đường từ số 8 đến số 2 thì đường định hướng lệch +25 độ.

Mở hộp thoại định dạng Ô.

Di chuyển tới trang Alignme

Nhấn Tab để di chuyển đến mục Orientation (Định hướng). Dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh cách trình bày nội dung trong ô theo một góc nhất định (từ -90 độ đến +90 độ).
Nhấn Tab để đi đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.

8/ Định dạng phông chữ:

Chọn nội dung cần định dạng.

Mở hộp thoại định dạng Ô.

Nhấn Ctrl + Tab để di chuyển đến phần Font (phông chữ).

 Sử dụng các lệnh: Tab, Shift +Tab và mũi tên lên, xuống để thay đổi định dạng phông chữ tương tự như trong chương trình Word.
Nhấn Tab để đi đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.

9/ Tạo đường viền:
Mặc dù bình thường trên màn hình Excel có các đường kẻ mờ chia ô nhưng khi in, nếu muốn các đường này xuất hiện thì cần phải điều chỉnh trong phần Border.

Chọn ô cần tạo đường viền.

Mở hộp thoại định dạng Ô.

Nhấn Ctrl + Tab để di chuyển đến phần Border (đường viền).

Nhấn Tab để di chuyển đến mục Style (kiểu đường viền). Trong mục này có 13 kiểu nét đường viền khác nhau, dùng phím mũi tên để nghe các kiểu này.

Dùng phím Tab để di chuyển qua các mục còn lại của phần đường viền. Các mục này có thể được chọn hoặc không chọn bằng cách nhấn phím Space (phím cách).
Nhấn Tab để đi đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.

10/ Tạo màu nền:

Chọn ô cần tạo màu nền.

Mở hộp thoại định dạng Ô.

Nhấn Ctrl + Tab để di chuyển đến phần Patterns (kiểu nền).

Tab đến mục Color. Trong mục này có các màu sắc, hình trang trí nền khác nhau, Dùng mũi tên lên, xuống để  chọn các  màu nền. Màu đầu tiên là màu đen (Black) và màu cuối cùng là màu trắng (White).
Nhấn Tab để đi đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.

11/ Bảo mật :

1. Đặt mật khẩu cho bảng tính:

Mở hộp thoại định dạng Ô.

Nhấn Ctrl + Tab để di chuyển đến phần Protection (Bảo vệ). Phần này có 2 lựa chọn: Locked (khóa) và Hidden (làm ẩn), chúng giúp người tạo ra bảng có thể bảo vệ các nội dung trong ô không bị thay đổi, đặc biệt khi tạo ra bảng tính để người khác xem mà bạn không muốn họ xóa hoặc thay đổi dữ liệu. Các lựa chọn này chỉ có tác dụng nếu bảng tính được bảo vệ.

dùng space bar để chọn  một trong 2 mục trên.

Tab đến mục OK rồi nhấn Enter để lưu thay đổi.

Tiếp tục nhấn alt + t để vào menu tool

Chọn và mở mục protection submenu.

 Chọn và mở mục protec sheet. 

Tại mục password to unprotec sheet: gõ mật khẩu cho bảng tính.

Tab đến ok rồi nhấn enter

Tại enter password to proceed: nhập lại mật khẩu trên cho bảng tính.

Tab đến ok rồi  nhấn enter để hoàn tất việc đặt mật khẩu cho bảng tính.
 

B Hủy mật khẩu:

Mở sheet (bảng tính) đã đặt mật khẩu.

Vào menu tool, chọn  và mở protection submenu .

Chọn unprotec sheet rồi nhấn enter

Tại mục password: nhập mật khẩu tương ứng của sheet

Tab đến ok rồi  nhấn enter

12/ Ghi chú cho ô trong bảng Excel:

Thông thường Ghi chú được người lập bảng đính kèm vào ô để giải thích chi tiết nội dung cho ô đó.

1. Tạo ghi chú:

Đứng tại ô cần tạo ghi chú.

Nhấn Alt + I để mở menu Insert. Nhấn M hoặc Di chuyển đến mục Comment rồi nhấn Enter.

1. Đánh nội dung ghi chú vào đây rồi Nhấn 2 lần phím Escape.
   Nhấn Alt + Shift + '  để đọc ghi chú của ô.

Nhấn Ctrl + Shift + '  để nghe đọc danh sách các ghi chú.

Trong danh sách, bạn nhấn Enter tại ghi chú nào thì con trỏ sẽ đi đến ô có ghi chú đó.
 

1. Sửa ghi chú:

Đứng tại ô có ghi chú cần sửa.

Nhấn Alt + I để mở menu Insert. Nhấn e hoặc Di chuyển đến mục Edit comment rồi nhấn Enter.
Ở đây, bạn có thể sửa nội dung ghi chú  rồi nhấn Esc 2 lần.
 

1. Xóa ghi chú:

Đứng tại ô có ghi chú cần xóa:

Vào mục Edit comment trong menu Insert.

Nhấn 1 lần phím Escape rồi nhấn phím Delete để xóa ghi chú của ô đó.

Hoàng Xuân hạnh