Thư điện tử cho người mù

Thư điện tử là cách gửi thư rất phổ biến hiện nay. E-Mail có nhiều cấu trúc khác nhau tùy thuộc vào hệ thống máy tính của người sử dụng. Mặc dù khác nhau về cách cấu trúc nhưng tất cả đều có một mục đích chung là chuyển gửi hoặc thu nhận những thư điện tử từ một nơi này đến một nơi khác một cách nhanh chóng.

Trên thực tế có rất nhiều hệ thống máy tính khác nhau và mỗi hệ thống lại có cấu trúc chuyển nhận thư điện tử khác nhau. Do sự khác biệt đó, việc chuyển nhận thư điện tử giữa hai hệ thống khác nhau rất khó khăn và bất tiện. Chính vì vậy, người ta đã xây dựng một số giao thức[1]chung cho E-mail.

Giao thức thông thường sử dụng để lấy thư từ hộp thư ở xa là POP3 (Post Office Protocol). Nó có những lệnh để người dùng kết nối, ngắt kết nối, lấy thư, xóa thư. Điểm chính của POP3 là lấy thư từ hộp thư và cất chúng vào máy của người sử dụng để dùng sau đó.

Giao thức dùng để gửi thư thường dùng là giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol - Giao thức đơn giản chuyển vận thư). Nhờ giao thức này mà việc chuyển thư điện tử trên mạng đã trở thành dễ dàng nhanh chóng cho tất cả các người sử dụng cho dù họ có sử dụng các hệ thống máy tính  khác nhau.

Muốn gửi thư điện tử người gửi cần phải có một tài khoản trên một máy chủ thư điện tử nào đó. Mỗi tài khoản đều được mang một định danh khác nhau, có mật khẩu truy nhập riêng và có một hộp thư riêng cho tài khoản đó. Ngoài ra, máy chủ thư điện tử đó phải được nối trực tiếp hoặc gián tiếp với hệ thống Internet nếu muốn gửi được thư toàn cầu. Những người sử dụng máy tính có thể nhận hoặc gửi thư điện tử bằng cách kết nối máy tính của họ với máy chủ thư điện tử thông qua hệ thống mạng.

1.1.1 Phần mềm thư điện tử

Để nhận hoặc gửi thư cần phải có một phần mềm thư điện tử. Hai loại phần mềm phổ biến: 1) Phần mềm thư được cài đặt vào máy tính của người sử dung (e-mail –client); 2) Phần mềm thư trên web (webmail), người sử dụng truy cập thông qua địa chỉ web.

Phần mềm e-mail - client sẽ thực hiện những công việc cơ bản như soạn thư, trả lời thư, lưu trữ thư và kết nối với máy chủ thư điện tử để gửi thư, nhận thư, chuyển tiếp thư, xóa thư v.v.. Một số phần mềm thông dụng là Outlook Express, Mozilla ThunderBird, Zimbra Desktop v.v.. Ngoài ra, với xu hướng phát triển mạnh của Web, các phần mềm thư điện tử trên nền Web (Webmail) ngày càng được người sử dụng ưa thích. Ngoài những tính năng cơ bản như phần mềm e-mail-client, Webmail còn có một số ưu điểm như: không phải đặt lại cấu hình khi lấy thư từ nhiều máy hay tại một máy có nhiều người sử dụng; không phải cài đặt phần mềm tại máy tính mà chỉ cần truy cập trực tiếp đến địa chỉ webmail. Một số webmail phổ dụng dụng nhất hiện nay là Gmail, Yahoo mail, Hotmail v.v..

1.1.2 Địa chỉ thư điện tử

Tương tự như việc gửi thư bằng bưu điện, việc gửi nhận thư điện tử cũng cần phải có địa chỉ của nơi gửi và địa chỉ của nơi nhận. Địa chỉ của e-mail có dạng như sau:

login-name@host-name

trong đó login-name là tên tài khoản (cũng là tên hộp thư) của người nhận, host-name là tên miền (domain) mà máy chủ thư điện tử quản lý.

Ví dụ: Địa chỉ e-mail người dùng tên Nam là nam@gmail.com  trong đó nam là tài khoản của người dùng đó và gmail.com là tên miền của dịch vụ e –mail của gmail.

1.1.3 Gửi thư

Sau khi người sử dụng máy tính dùng chương trình phần mềm thư điện tử để viết thư, ghi rõ địa chỉ của người nhận rồi gửi đi thì máy tính sẽ chuyển bức thư đó cho máy chủ thư điện tử thông qua giao thức SMTP. Máy chủ thư điện tử của người gửi kiểm tra địa chỉ người nhận và xác định  máy chủ thư điện tử của người nhận thư. Nó sẽ dùng giao thức SMTP liên lạc với máy chủ của người nhận để chuyển thư. Đôi khi vì máy chủ thư điện tử của người nhận đã bị tắt điện  hoặc đường dây kết nối từ máy gửi tới máy nhận đã bị hư hỏng tạm thời tại một nơi nào đó thì máy gửi không thể nào liên lạc với máy nhận được. Trong trường hợp này, máy gửi sẽ giữ thư điện tử trong khu vực lưu trữ tạm thời, sau đó sẽ tìm cách liên lạc với máy nhận để chuyển thư.

1.1.4 Một số gợi ý khi giao tiếp thư

1. Đừng gửi vào thư những gì bạn không bao  giờ gửi cùng bưu thiếp. Cần kiểm tra kỹ từng thư mà bạn nghi ngờ vì địa chỉ có thể giả mạo được.
2. Khi hồi đáp thư hãy trích dẫn những thông tin liên quan
3. Khi chuyển tiếp thư đi, đừng thay đổi nội dung gốc của thư
4. Không gửi thư đến quá nhiều người cùng một lúc, địa chỉ thư của bạn có thể bị đánh dấu và bị cấm sử dụng.
5. Tiêu đề thư nên phản ánh nội dung thư.
6. Nội dung thư không nên quá dài, bức thư có nhiều đoạn văn sẽ dễ đọc hơn. Vì múi giờ trên thế giới là khác nhau, bạn nên dành thời gian gửi và nhận thư phù hợp.
7. Khi đính kèm ảnh, nên chuyển nó sang dạng .jpeg.