Người mù quản lý tệp tin và thư mục

a) Sử dụng Thư viện (Libraries) để quản lý tệp tin và thư mục

Bạn có thể sử dụng thư viện - một tính năng mới của Windows 7 để truy cập các tệp tin, thư mục của bạn và sắp xếp chúng theo những cách khác nhau. Windows cung cấp một số thư viện cho các định dạng tệp tin phổ biến:

• Documents: Để tổ chức và sắp xếp các tệp văn bản, bảng tính,v.v..
• Pictures: Để tổ chức và sắp xếp  các tệp hình ảnh trên máy tính.
• Music: Để tổ chức và sắp xếp các tệp âm nhạc trên máy tính.
• Videos: Để tổ chức và sắp xếp các tệp âm nhạc trên máy tính.

Sử dụng thư viện Documents

Để mở thư viện Documents bạn thực hiện:

1. Nhấn phím Windows logo.
2. Nhập Documents.
3. Nhấn Enter.

Để xem trước nội dung và mở tệp tin:

• Xem trước nội dung tệp tin:
  • Trong cửa sổ Documents nhấn tổ hợp phím Alt+P để mở Preview Pane.
  • Sử dụng các phím mũi tên để chọn tệp tin trong danh sách tệp tin (Lưu ý: Với một số tệp tin bạn không thể xem trước nội dung mà cần phải có chương trình phù hợp).
• Mở tài liệu bằng chương trình mặc định: (Ví dụ mở tệp văn bản bằng trình soạn thảo MS Word, mở tệp bảng tính bằng MS Excel):
  • Chọn tệp tin từ danh sách tệp tin bằng cách sử dụng các phím Tab, Shift+Tab, các phím mũi tên.
  • Nhấn Enter.
• Mở tài liệu bằng chương trình (không phải mặc định):
  • Chọn tệp tin từ danh sách tệp tin bằng cách sử dụng các phím Tab, Shift+Tab, các phím mũi tên.
  • Nhấn tổ hợp phím Shift+F10 để mở thực đơn ngữ cảnh gắn với tệp đã chọn.
  • Sử dụng các phím mũi tên để chuyển đến mục Open with…
  • Nhấn Enter để mở danh sách các chương trình có thể xem nội dung tệp.
  • Sử dụng các phím mũi tên lên, mũi tên xuống để chọn chương trình.
  • Nhấn Enter.

Để sắp xếp các tệp tin trong thư viện Documents:

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl +E để đến ô tìm kiếm trong cửa sổ Documents.
• Nhấn phím Tab hai lần để đến mục Arrange by.
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + mũi tên xuống để hiện ra danh sách các mục chọn: theo tác giả, theo tên, theo kiểu tệp, theo ngày cập nhật, v.v..

Để tìm kiếm tệp tin trong thư viện:

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl +E để đến ô tìm kiếm trong cửa sổ Documents.
• Nhập từ khóa cần tìm kiếm, thông thường là tên của tệp tin, bạn có thể tìm kiếm theo một số trường thông tin khác:
  • Tìm theo tác giả: Nhập “authors:”, nhập từ khóa (Ví dụ: authors: Smith).
  • Tìm theo định dạng tệp tin: Nhập “type:”, nhập định dạng tệp (Ví dụ: type:.css).
  • Tìm theo kích thước tệp tin: Nhập “size:”, nhập số lượng, nhập kích thước (Ví dụ: size: 2 mb – sẽ liệt kê các tệp có kích thước nhỏ hơn hoặc bằng 2MB).
  • Tìm theo ngày cập nhật: nhập “datemodified”: tiếp theo nhập ngày theo định dạng mm/dd/yyyyy (Ví dụ: nhập datemodified: 09/12/2013 sẽ liệt kê các tệp được cập nhật trong ngày 12 tháng 09 năm 2013).
• Muốn trở lại thư viện từ danh sách các tệp tin thỏa mãn điều kiện tìm kiếm nhấn tổ hợp phím Alt+Mũi tên sang trái.

  Để thêm thư mục khác vào thư viện Documents:

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+E để đến ô tìm kiếm trong cửa sổ Documents.
2. Nhấn phím Tab ba lần để chọn Location trong phần Include folder.
3. Nhấn Spacebar để mở hộp thoại Documents Library Location.
4. Nhấn tổ hợp Alt+A để mở hộp thoại Include Folders in Documents để thêm các thư mục vào thư viện Doccuments.
5. Chọn thư mục bạn muốn thêm.
6. Nhấn Enter để thêm.
7. Nhấn Enter để đóng cửa sổ Documents Library Locations.

Để loại bỏ thư mục ra khỏi thư viện Documents:

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+E để đến ô tìm kiếm trong cửa sổ Documents.
2. Nhấn phím Tab ba lần để chọn Location trong phần Include folder.
3. Nhấn Spacebar để mở hộp thoại Documents Library Location.
4. Chọn thư mục bạn muốn loại bỏ khỏi thư viện.
5. Nhấn tổ hợp phím Alt+R để loại bỏ.
6. Nhấn Enter để đóng hộp thoại Documents Library Location.

Sử dụng thư viện Music:

Để mở thư viện Music bạn thực hiện:

1. Nhấn phím Windows logo.
2. Nhập Music.
3. Nhấn Enter.

Để mở tệp âm thanh trong thư viện Music, bạn thực hiện:

• Muốn nghe một tệp âm thanh: Bạn sử dụng các phím mũi tên, phím Tab, shift+tab để chọn một tệp, nhấn Enter.
• Muốn nghe tất cả các tệp âm thanh trong một thư mục: bạn chọn nút Play all trên thanh công cụ, thực hiện bằng cách:
  • Nhấn tổ hợp phím Ctrl +E để đến ô tìm kiếm trong cửa số Music.
  • Nhấn Tab để đến mục chọn đầu tiên trong thanh công cụ.
  • Nhấn phím mũi tên sang phải để chuyển đến mục Play all.
  • Nhấn Enter

Để tìm kiếm tệp tin âm nhạc trong thư viện, bạn thực hiện:

• Nhấn tổ hợp phím Ctrl +E để đến ô tìm kiếm trong cửa sổ Music.
• Nhập từ khóa cần tìm kiếm, thông thường là tên của tệp tin, bạn có thể tìm kiếm theo một số trường thông tin khác:
  • Tìm theo Album: Nhập “album:”, nhập từ khóa (Ví dụ: album: Francis Goya the best solo collection).
  • Tìm nghệ sĩ: Nhập artists:, nhập tên ca sĩ (Ví dụ: artists: Kenny G).
  • Tìm theo thể loại âm nhạc: Nhập “genre:”, nhập thể loại (Ví dụ: genre: classical).

Muốn trở lại thư viện từ danh sách các tệp tin thỏa mãn điều kiện tìm kiếm nhấn tổ hợp phím Alt+Mũi tên sang phải

  Để thêm thư mục khác vào thư viện Music:

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+E để đến ô tìm kiếm trong cửa sổ Music.
2. Nhấn phím Tab ba lần để chọn Location trong phần Include folder.
3. Nhấn Spacebar để mở hộp thoại Music Library Location.
4. Nhấn tổ hợp Alt+A để mở hộp thoại Include Folders in Music để thêm các thư mục vào thư viện Music.
5. Chọn thư mục bạn muốn thêm.
6. Nhấn Enter để thêm.
7. Nhấn Enter để đóng cửa sổ Music Library Locations.

Để loại bỏ thư mục ra khỏi thư viện Music:

1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+E để đến ô tìm kiếm trong cửa sổ Music.
2. Nhấn phím Tab ba lần để chọn Location trong phần Include folder.
3. Nhấn Spacebar để mở hộp thoại Music Library Location.
4. Chọn thư mục bạn muốn loại bỏ khỏi thư viện.
5. Nhấn tổ hợp phím Alt+R để loại bỏ.
6. Nhấn Enter để đóng hộp thoại Music Library Location.

b) Xem và sắp xếp việc hiển thị các tệp tin, thư mục

Khi bạn mở một thư mục hoặc thư viện, bạn có thể thay đổi cách hiển thị các tệp tin trong cửa sổ. Để thực hiện thiết lập các tùy chọn sắp xếp và hiển thị này, bạn thực hiện:

1. Nhấn tổ hợp phím  Windows logo+E để mở cửa sổ Windows Explorer.
2. Nhấn tổ hợp phím Alt+V để mở thực đơn View trong cửa sổ.
3. Chọn kiểu hiển thị:
   • Hiển thị dưới dạng biểu tượng kích thước lớn nhất: nhấn phím X
   • Hiển thị dưới dạng biểu tượng kích thước lớn: nhấn phím R
   • Hiển thị dưới dạng biểu tượng kích thước trung bình: nhấn phím M
   • Hiển thị dưới dạng biểu tượng kích thước nhỏ: nhấn phím N
   • Hiển thị dưới dạng danh sách: nhấn phím L
   • Hiển thị dưới dạng danh sách với thông tin chi tiết: nhấn phím D
   • Hiển thị dưới dạng tiêu đề: nhấn phím S
   • Hiển thị dưới dạng nội dung: nhấn phím T

c) Tìm kiếm tệp tin

Hộp tìm kiếm nằm ở trên cùng của mỗi cửa sổ. Để tìm một tệp tin, mở thư mục hoặc thư viện mà bạn xem như điểm khởi đầu cho việc tìm kiếm, nhập từ khóa tìm kiếm. Tệp tin được hiển thị là kết quả tìm kiếm nếu từ khóa tìm kiếm của bạn phù hợp với tên của tệp tin, các thuộc tính khác hoặc thậm chí là nội dung bên trong một tài liệu dạng văn bản.

Quy trình tìm kiếm tệp tin, thư mục được thực hiện như sau:

1. Nếu bạn đang ở trong cửa sổ của Windows, nhấn tổ hợp phím Ctrl +E để truy cập đến ô tìm kiếm.
2. Nhập từ khóa cần tìm kiếm, nhấn Enter, nếu tìm được, trong phần File list sẽ hiển thị các tệp tin thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.

Một số gợi ý trong việc sử dụng từ khóa tìm kiếm:

• Sử dụng từ khóa tìm kiếm kết hợp với các phép toán logic.
  • Từ khóa AND: Ví dụ: Từ khóa 1 AND Từ khóa 2 -Sẽ tìm các tệp tin có chứa cả hai từ “Từ khóa 1” và “Từ khóa 2”.
  • Từ khóa NOT: Ví dụ: Từ khóa 1 NOT Từ khóa 2 -Sẽ tìm các tệp tin có từ “Từ khóa 1” và không có “Từ khóa 2”.
  • Từ khóa OR: Ví dụ: Từ khóa 1 OR Từ khóa 2 -Sẽ tìm các tệp tin có từ “Từ khóa 1” hoặc từ “Từ khóa 2”.
• Sử dụng thêm các điều kiện tìm kiếm:
  • Windows 7 cung cấp thêm một số điều kiện tìm kiếm tùy thuộc vào kiểu thư viện, tính chất thư mục v.v (Ví dụ: datemodified, size, authors, v.v..).
  • Để tìm kiếm theo các điều kiện này, bạn thực hiện: nhập thêm điều kiện lọc, dấu hai chấm (:) vào trước cụm từ khóa tìm kiếm. Ví dụ: size: <2 mb sẽ tìm kiếm các tệp tin có kích thước nhỏ hơn 2Mb.
  • Một số điều kiện lọc thông dụng:
    • Datemodified: Ngày cập nhật tệp tin.
    • Size: kích thước tệp tin.
    • Author: Người tạo tệp tin.
    • Type: Định dạng tệp tin.
    • Album: Thư viện âm nhạc.
    • Genre: thể loại âm nhạc.
    • Length: độ dài tệp âm thanh/ video.
    • Date taken: Ngày chụp bức ảnh.
• Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để tìm kiếm: Bạn có thể mở chức năng Natural Language Search để quá trình nhập từ khóa tìm kiếm được thuận tiện, bạn không cần phải gõ dấu hai chấm (:) cũng như việc phải viết hoa các phép toán logic (AND, OR, NOT). Tuy vậy, kết quả tìm kiếm đôi khi sẽ không được chính xác như bạn mong muốn.  Ví dụ, nếu bạn gõ từ khóa tìm kiếm “e-mail today” bạn sẽ nhận được kết quả là các e-mail bạn gửi ngày hôm nay và các e-mail nội dung có chứa từ today.

Mở chức năng này bằng cách:

1. Nhấn phím Windows logo.
2. Nhập control,  nhấn Enter để truy xuất Control panel.
3. Sử dụng phím Tab để chọn mục Appearance and Personalization, nhấn Enter để mở cửa sổ.
4. Sử dụng phím Tab để chọn mục Folder Options, nhấn Enter để mở hộp thoại.
5. Nhấn tổ hợp phím  Ctrl+Tab để chuyển đến tab Search.
6. Nhấn tổ hợp phím Alt+n để chọn mục Use natural languague search
7. Nhấn Enter để đóng hộp thoại Folder Option

Sau khi mở chức năng này, bạn có thể gõ tìm kiếm theo ngôn ngữ tự nhiên. Ví dụ thay vì gõ authors: John, bạn chỉ cần gõ author John.

d) Sao chép và di chuyển tệp tin, thư mục

Thỉnh thoảng, bạn có thể muốn thay đổi nơi các tệp tin được lưu trữ trên máy tính. Bạn có thể muốn di chuyển tệp tin vào một thư mục khác hoặc sao chép chúng vào phương tiện truyền thông di động (như đĩa CD hoặc thẻ nhớ) để chia sẻ với người khác.

Để sao chép thư mục, tệp tin, bạn thực hiện:

1. Mở cửa sổ Window Explorer (tổ hợp phím Windows logo + E).
2. Chọn thư mục, tệp tin mà bạn muốn sao chép.
3. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C để sao chép.
4. Chọn ổ đĩa, thư mục mà bạn muốn sao chép thư mục, tệp tin.
5. Nhấn tổ hợp phím Ctrl +V.

Để di chuyển thư mục, tệp tin, bạn thực hiện:

1. Mở cửa sổ Window Explorer (tổ hợp phím Windows logo + E).
2. Chọn thư mục, tệp tin mà bạn muốn di chuyển.
3. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.
4. Chọn ổ đĩa, thư mục mà bạn muốn chứa thư mục, tệp tin.
5. Nhấn tổ hợp phím Ctrl +V.

e) Tạo các tệp tin, thư mục

Cách phổ biến nhất để tạo ra các tệp tin mới là sử dụng chương trình. Ví dụ, bạn có thể tạo một tài liệu văn bản trong một chương trình xử lý văn bản hoặc một tệp tin phim trong một chương trình biên tập video.

Một số chương trình tạo ra tệp tin mới ngay sau khi bạn mở chúng. Ví dụ, khi bạn mở chương trình WordPad, nó bắt đầu với một trang trắng. Sau khi bạn soạn thảo nội dung, khi bạn lưu lại công việc của bạn, nhấn tổ hợp phím Ctr+S, hộp thoại Save được mở, nhập tên tệp tin , và sau đó nhấn Save.

Tạo mới thư mục:

Thư mục là nơi lưu trữ các tệp tin trên máy tính của bạn. Bạn có thể tạo mới các thư mục và cả các thư mục chứa trong thư mục đã có. Các thư mục nằm trong thư mục khác thường được gọi là thư mục con.

Để tạo thư mục mới, bạn thực hiện:

1. Mở cửa sổ Window Explorer.
2. Chọn ổ đĩa, hoặc thư mục mà bạn muốn tạo thư mục con trong đó.
3. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+ E để đến ô tìm kiếm.
4. Nhấp phím Tab để đến mục Organize trên thanh công cụ.
5. Di chuyển phím mũi tên sang phải đến nút New Folder.
6. Nhấn Enter.
7. Nhập tên thư mục (Nếu bạn không nhập tên, mặc định thư mục sẽ được đặt tên là New Folder).
8. Nhấn Enter để tạo mới thư mục.

Thư mục mới mà bạn tạo ra sẽ xuất hiện ở vị trí bạn chỉ định.

f) Đổi tên tệp tin, thư mục

Đôi khi trong quá trình sử dụng, bạn có nhu cầu thay đổi tên tệp tin, tên thư mục so với thời điểm ban đầu chúng được tạo lập. Để đổi tên tệp tin, tên thư mục bạn thực hiện:

1. Chọn lựa tệp tin hoặc thư mục bạn muốn thay đổi tên.
2. Nhấn phím F2.
3. Nhập tên mới.
4. Nhấn Enter để lưu.

g) Xóa các tệp tin, thư mục

Khi bạn không còn cần một tệp tin, bạn có thể loại bỏ nó khỏi máy tính để tiết kiệm không gian và giữ cho máy tính của bạn khỏi bị lộn xộn với các tệp tin không mong muốn. Để xóa một tệp tin, mở thư mục hoặc thư viện có chứa các tệp tin và sau đó chọn tệp tin muốn xóa. Nhấn phím Delete ( hoặc tổ hợp phím Ctrl +D), nhấn Enter để xác nhận xóa.

Khi bạn xóa một tệp tin, nó tạm thời được lưu trữ trong Recycle Bin. Recycle Bin cho phép bạn khôi phục lại các tệp tin hoặc thư mục mà bạn có thể đã vô tình xóa. Tuy vậy, định kỳ bạn cũng nên làm rỗng Recycle Bin để lấy lại tất cả các không gian đĩa cứng được sử dụng bởi các tệp tin không mong muốn của bạn.

Sử dụng Recycle Bin:

Để khôi phục các tệp tin đã xóa trong Recycle Bin,  bạn thực hiện:

1. Nhấn tổ hợp phím Windows logo+D để truy xuất màn hình Desktop.
2. Nhấn phím R để chọn Recycle Bin.
3. Nhấn Enter để mở Recycle Bin.
4. Sử dụng phím Tab và các phím mũi tên để chọn tệp tin bạn muốn phục hồi.
5. Nhấn tổ hợp phím Shift+F10 để chọn thực đơn ngữ cảnh.

Làm sạch Recycle Bin, bạn thực hiện:

1. Nhấn tổ hợp phím Windows logo+D để đến màn hình Desktop.
2. Nhấn phím R để chọn Recycle Bin.
3. Nhấn tổ hợp phím Shift+F10 để chọn thực đơn ngữ cảnh.
4. Chọn mục Empty Recycle Bin.
5. Nhấn Enter.

h) Mở một tệp tin hiện có

Để mở một tệp tin, nhấp đúp vào nó. Các tệp tin sẽ mở ra trong chương trình mà bạn sử dụng để tạo hoặc chỉnh sửa nó. Ví dụ, nếu đó là một tệp tin văn bản, nó sẽ mở ra trong chương trình xử lý văn bản của bạn.

Tuy nhiên, không phải luôn luôn như vậy. Ví dụ, nếu bạn nhấp đúp vào một hình ảnh kỹ thuật số, Windows sẽ mở một ứng dụng xem ảnh. Để thực sự chỉnh sửa hình ảnh, bạn cần phải sử dụng một chương trình khác. Nhấn tổ hợp phím Shift+F10 để mở thực đơn ngữ cảnh, nhấn Open With… và sau đó nhấp vào tên của chương trình mà bạn muốn sử dụng.