16. QUY ĐỊNH XÂY DỰNG, BAN HÀNH VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

1. Giai đoạn xây dựng và ban hành quyết định

            Về cơ bản, quy trình xây dựng và ban hành quyết định quản lý hành chính nhà nước cũng tuân theo quy trình ra quyết định quản lý

            Tuy nhiên do quyết định quản lý hành chính nhà nước có sự khác biệt đối với các quyết định quản lý khác (tính chất, các yêu cầu, các yếu tố ảnh hưởng...) nên quy trình, thủ tục xây dựng và ban hành quyết định quản lý hành chính nhà nước có những điểm khác biệt. Đối với quyết định quản lý hành chính cá biệt (có thể thể hiện dưới hình thức viết nói, ký hiệu), mặc dù pháp luật không quy định cụ thể nhưng vẫn phải tuân thủ theo nguyên tắc cơ bản nhằm đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quyết định. Nhìn chung, để xây dựng, ban hành được một quyết định quản lý hành chính nhà nước nhất định, các nhà hành chính cần tuân thủ theo những nguyên tắc cơ bản nhằm đảm bảo hiệu lực, hiệu quả của quyết định. Nhìn chung, để xây dựng, ban hành được một quyết định quản lý hành chính nhà nước nhất định, các nhà hành chính cần tuân thủ các bước sau:

            Bước 1: Xác định vấn đề quyết định: Trước hết, các nhà hành chính phải nhận biết được sự tồn tại của một việc hay vấn đề hoặc dự đoán được vấn đề hoặc dự đoán được vấn đề có thể phát sinh trong tương lai. Thu thập, phân tích, đánh giá thông tin thực tiễn cũng như các dữ liệu, những sự việc, tình huống liên quan đến vấn đề. Các nhà hành chính có thể tự mình nhận biết được vấn đề trong quá trình quản lý, cũng có thể xác định vấn đề dựa trên các yêu cầu trong quá trình quản lý, cũng có thể xác định vấn đề dựa trên các yêu cầu, đề nghị cơ quan cấp trên, cấp dưới, của các tổ chức cá nhân... Việc xác định vấn đề cần giải quyết trong quản lý hành chính nhà nước thường gặp nhiều khó khăn hơn so với trong hoạt động quản lý của các tổ chức khác nhau. đối với những vấn đề phức tạp, liên quan tới nhiều cấp, nhiều ngành cần phải thảo luận rộng rãi về vấn đề nhằm xác định vấn đề một cách chính xác, đầy đủ.

            Bước 2: Xác định mục tiêu: xác định kết quả mong muốn đạt trên cơ sở dự báo, trong hoàn cảnh và điều kiện nhất định; xác định các chỉ tiêu giá trị bằng cách phân giải các mục tiêu thực hiện. Có ba loại chỉ tiêu giá trị: giá trị kỹ thuật, giá trị kinh tế, giá trị xã hội. Các mục tiêu hay các chỉ tiêu giá trị được coi là các tiêu chí của quyết định. Để giúp cho việc lựa chọn phương án và đánh giá sau này, cần đo lường các tiêu chí của quyết định bằng cách gán cho nó một trọng số nhất định theo mức độ quan trọng. Trong bước này cần phải chú ý tới những ràng buộc thực hiện những mục tiêu này như nguồn lực, thẩm quyền, thời gian... vì bất kỳ loại quyết định nào nếu không chú ý tới điều kiện ràng buộc thì dù cho mục tiêu, chỉ tiêu giá trị đúng đắn thì kết quả sẽ ngược lại.

                        Bước 3: Xây dựng các phương án có thể để giải quyết vấn đề. Các phương án này phải tập trung vào việc giải quyết mục tiêu.

            Bước 4: Phân tích và lựa chọn phương án:

            Sử dụng một số phương pháp để đánh giá các phương án như:

• Phương pháp chấm điểm: chấm điểm cho từng phương án theo các tiêu chí quyết định
• Phương pháp SWOT: phân tích ưa và nhược điểm, khó khăn và thuận lợi của các phương án.
• Lập nghiên cứu khả thi (đối với những dự án, chương trình lớn, phải chọn lựa một trong những phương án tốn kém về tài chính): tức là tiến hành điều tra sơ bộ xem phương án đề xuất có thực hiện được không, có thể đáp ứng được tất cả các yêu cầu đặt ra không, hậu quả gián tiếp của nó là gì. Thông thường, các phương án được xem xét ở các khía cạnh như xã hội (ảnh hưởng tới con người như thế nào), kỹ thuật (có phù hợp với thực tiễn không), kinh tế (chí phí và lợi nhuận có cân bằng không);

+ Dự đoán được các tác động của các phương án;

+ Cân nhắc các phương án, kết hợp các tiêu chí để lựa chọn giải pháp tối ưu. Đây là một công việc rất phức tạp, bởi vì một phương án được lựa chọn cuối cùng không nhất thiết phải đạt được sự tối ưu của từng tiêu chí quyết định.

            Bước 5: Soạn thảo quyết định: là quá trình chấp bút để hình thành bản dự thảo quyết định. Bước này chỉ áp dụng đối với các quyết định được thể hiện dưới hình thức văn bản. Trong bản dự thảo phải chỉ rõ các nội dung sau:

• Lý do và mục tiêu của việc ban hành quyết định.
• Những quyết định điều chỉnh: căn cứ, mức độ hiệu lực, đối tượng điều chỉnh, qui định về cơ chế, chính sách, tổ chức bộ máy...
• Biện pháp để thi hành quyết định.
• Kế hoạch thi hành quyết định: phân công, tổ chức thi hành, kiểm tra, giám sát, tổng kết, đánh giá...
• Lựa chọn hình thức bẳn phù hợp.

Trong quá trình soạn thảo dự thảo quyết định, tuỳ theo tính chất và nội dung của dự thảo quyết định mà cơ quan chủ trì soạn thảo  có thể bắt buộc hoặc không bắt buộc gửi dự thảo lấy ý kiến các cơ quan liên quan, các đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của quyết định. Việc lấy ý kiến về dự thảo có thể bằng hình thức lấy ý kiến trực tiếp, gửi dự thảo để góp ý, tổ chức hội thảo, thông qua trang thông tin điện tử của cơ quan ban hành, của cơ quan chủ trì soạn thảo hoặc các phương tiện thông tin đại chúng. Cơ quan chủ trì soạn thảo có trách nhiệm tổng hợp, nghiên cứu, tiếp thu các ý kiến góp ý.

Bước 6: Thẩm định dự thảo

Để đảm bảo các yêu cầu hợp pháp, hợp lý và sự cam kết thực hiện của các bên liên quan, các cơ quan tư pháp, pháp chế các cấp sẽ thực hiện việc thẩm định. Đây là bước bắt buộc đối với các quyết định quy phạm.

Bước 7: Thông qua quyết định

Thông qua quyết định là quá trình đưa dự thảo quyết định thành quyết định chính thức thông qua việc thảo luận và đi đến nhất trí, thống nhất các nội dung cần nêu trong quyết định.

Quyết định quản lý hành chính nhà nước phải được thông qua theo đúng thủ tục.

Đối với quyết định được ban hành bởi cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chung (Chính phủ, Uỷ ban nhân dân) thì quyết định phải được thông qua theo chế độ lãnh đạo tập thể và quyết định theo đa số. Quyết định được thông qua với số phiếu được pháp luật quy định.

• Chuẩn bị, tổ chức, điều hành và kết thúc cuộc họp thảo luận dự thảo quyết định và thông qua quyết định là vấn đề cực kỳ quan trọng. Để làm tốt điều này, cần chú ý tới một số vấn đề sau:

+ Hồ sơ đưa ra cuộc họp phải gồm những tài liệu (thường là tờ trình ngắn gọn, nêu rõ quá trình chuẩn bị, căn cứ, lý lẽ, nội dung chính, ý kiến các cơ quan hữu quan, cần thiết thì kèm theo những phụ lục thống kê chọn lọc) và một sự thảo quyết định.

+ Tài liệu phải được gửi tới người dự họp trước một vài ngày. Người dự họp phải nghiên cứu trước, nếu cần, có thể đề nghị chuyên gia giúp đỡ, nhưng chủ yếu là phải tự mình nghiên cứu.

+ Tiến hành hội nghị phải đảm bảo dân chủ, không lạm dụng chức quyền và uy tín cá nhân để đàn áp ý kiến. Làm hạn chế sáng kiến và quyền dân chủ của người dự họp. Mặt khác, cũng không thể phát biểu tràn lan, ngoài lề. Phải giữ đúng nội quy và kỷ luật về thời gian phát biểu.

+ Cách trình bày và phát biểu thảo luận phải ngắn gọn, rõ ràng, đi thẳng vào nội dung và kiến nghị thẳng vào dự thảo quyết định.

+ Cuối cùng phải sơ kết vấn đề thảo luận và biểu quyết quyết định đã được bổ sung

• Để đảm bảo chất lượng hội nghị, người có trách nhiệm phải thẩm tra trước đề án. Đề án không đảm bảo chất lượng, không được chuẩn bị đúng thủ tục, chưa đáp ứng được nội dung phải quyết định thì phải hoãn họp, yêu cầu chuẩn bị lại. Không nên đưa ra thảo luận lan man, biến cuộc họp cấp có thẩm quyền thành cuộc họp chuyên gia, họp trù bị.

Các cuộc họp để thông qua quyết định chỉ được coi là có giá trị khi số người tham dự đạt 2/3 tổng số thành viên trở lên. Các thành viên dự họp phải có đủ tư cách và thẩm quyền, đúng thành phần, được chuẩn bị đầy đủ thông tin và phải chịu trách nhiệm về ý kiến của mình trong cuộc họp.

Đối với quyết định được ban hành bởi những người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước cũng như quyết định cá nhân của người lãnh đạo cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chung (Thủ tướng, Chủ tịch UBND) thì quyết định được thông báo theo chế độ một thủ trưởng, tức là do chính những người này ban hành. Tuy nhiên, để đảm bảo tính dân chủ, các quyết định quan trọng loại này trước khi người có thẩm quyền ký ban hành cũng được đưa ra hỏi ý kiến trong phạm vi nhất định. Trên cơ sở bàn bạc tập thể, lấy ý kiến..., người thủ trưởng có quyền tự quyết định và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Do đó, đòi hỏi người thủ trưởng phải có bản lĩnh, dám làm, dám quyết và sẵn sàng chịu trách nhiệm. Muốn vậy, người thủ trưởng phải có đủ kiến thức về lĩnh vực phụ trách, phải tự nghiên cứu vấn đề, cần lắng nghe ý kiến cấp dưới và phải quyết đoán.

Khi quyết định, người thủ trưởng cần tránh:

• Một là, ra quyết định quản lý mà không nắm vững yêu cầu thực tế, giải quyết vấn đề một cách chung chung, không đủ cụ thể và hiện thực, không đủ chính xác rõ ràng, có thể hiểu và làm khác nhau.
• Hai là, quá tin vào tham mưu, người dự thảo và chấp bút; không điều tra kỹ lưỡng, không lắng nghe hết ý kiến của người tham gia, có định kiến sẵn, quá tin vào những hiểu biết của mình, từ đó đi đến quyết định một cách chủ quan, phiến diện.
• Ba là, ra quyết định mang tính chất thoả hiệp, nể nang, dựa dẫm cấp trên, theo đuổi người khác một cách thụ động, không sáng tạo, không tự chịu trách nhiệm.
• Bốn là, ra quyết định không đúng thẩm quyền, không đủ căn cứ pháp lý; quyết định trùng lặp, chồng chéo ngay trong bản thân quyết định đã ra trước đây. Khi quyết định mới mang tính chất quy phạm pháp luật, mà không ghi rõ huỷ quy phạm cũ nào, đó đó dẫn đến các quyết định mâu thuẫn nhau, mất tính hệ thống và triệt tiêu hiệu lực lẫn nhau.

Bước 8:Ban hành và truyền đạt quyết định

            Ban hành quyết định là bước văn bản hoá các quyết định quản lý hành chính (đối với các quyết định thể hiện dưới hình thức văn bản). Việc văn bản hoá quyết định quản lý hành chính phải đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày, cách trình bày, ngôn ngữ và văn phong pháp luật.

            Truyền đạt quyết định tuy là bước có tính chất bổ sung cho quy trình xây dựng và ban hành quyết định quản lý hành chính nhà nước., nhưng nếu thiếu hoạt động này thì việc ban hành quyết định không còn ý nghĩa. Có nhiều hình thức truyền đạt quyết định đến cơ quan và người thi hành: bằng lời nói, điện báo, điện thoại, gửi văn bản cho đối tượng thi hành, đăng công báo, thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng, mạng thông tin trực tuyến…

            Cũng cần lưu ý rằng, tuỳ tính chất, nội dung, hình thức… của quyết định quản lý hành chính nhà nước mà việc ban hành xây dựng, ban hành quyết định sẽ được tiến hành theo đầy đủ các bước như trên hoặc theo một trình tự rút gọn.

2.Giai đoạn tổ chức thực hiện quyết định quản lý hành chính nhà nước

Bước 1: Triển khai, tổ chức lực lượng thực hiện quyết định

            Triển khai quyết định đến đối tượng quản lý bằng phương tiện nhanh nhất, theo con đường ngắn nhất,tránh qua những nấc trung gian không cần thiết.

            Khi nhận được quyết định, các cơ quan có trách nhiệm tổ chức thực hiện phải nghiên cứu kỹ lưỡng, đề ra kế hoạch, biện pháp thực hiện cho phù hợp với điều kiện cụ thể (năng lực thực tế) của ngành, địa phương cơ quan mình. Để tổ chức thực hiện quyết định thành công, có một số yếu tố mang tính chất quyết định cần lưu ý, đó là sự ủng hộ của các nhà chính trị, các cơ quan chính quyền, công dân và các nhóm lợi ích; nguồn tài chính đầy đủ; năng lực lãnh đạo quản lý; sự rõ ràng trong mục tiêu của quyết định; bộ máy hành chính hiệu lực, hiệu quả. Các cơ quan, cá nhân,tổ chức thực hiện quyết định cần phải nhận thức rõ cấc yếu tố này để từ đó tối đa hoá các yếu tố nhằm thực hiện quyết định một cách tốt nhất.

            Phân công nhiệm vụ cụ thể cho tổ chức, cá nhân thực hiện quyết định. Nguyên tắc là phân công cho bộ phận  thì theo chức năng, phân công cho cá nhân thì theo khả năng với phương châm hợp lý và tiết kiệm. Lựa chọn các phương tiện phù hợp để thực hiện quyết định như các công cụ kinh tế, các văn bản hướng dẫn thực thi, các dự án, chương trình…

            Khi tổ chức thực hiện quyết định cần chú ý:

            Tuỳ từng tính chất và nội dung, thời gian, điều kiện cụ thể và đối tượng điều chỉnh của quyết định quản lý hành chính nhà nước mà các nhà hành chính có thể  lựa chọn áp dụng một trong các phương pháp sau:

• Áp dụng đại trà: Tức là quyết định được thực hiện rộng rãi trong toàn bộ phạm vi đối tượng, lĩnh vực cần điều chỉnh.
• Áp dụng thí điểm: tức là quyết định được thực hiện thí điểm ở một số đối tượng, ở một số nơi để rút kinh nghiệm, sau đó mới sơ kết, tổng kết để triển khai tới toàn bộ đối tượng, phạm vi của quyết định.

Bước 2: Xử lý thông tin phản hồi và điều chỉnh quyết định

Trong quá trình thực hiện quyết định, khó tránh khỏi những sai lệch so với những mục tiêu đã định, có thể do tình thế có những biến động bất thường không lường trước được hoặc do quyết định không đúng lúc, không chính xác. Do đó, phải tăng cường công tác phản hồi đối với quyết định để từ đó có những điều chỉnh kịp thời (sửa đổi, bổ sung, đình chỉ việc thi hành hoặc bãi bỏ và thay thế bằng quyết định mới). Tuy nhiên, cần phải nghiên cứu thận trọng, kỹ lưỡng những quyết định không được thi hành, có trục trặc trong tổ chức thực hiện để xác định khiếm khuyết ở nội dung hay ở cách thức tổ chức thựch hiện. Chỉ nên điều chỉnh quyết định khi nó trái với quy luật, bất hợp pháp, bất hợp lý trên cơ sở phân tích kỹ lưỡng, khách quan, khoa học; tránh tình trạng sửa đổi quyết định nhiều lần có thể gây tâm lý không ổn định, giảm lòng tin của cấp dưới, của người thực hiện.

3.Giai đoạn tổng kết, đánh giá hiệu lực và hiệu quả của quyết định quản lý hành chính nhà nước

      Sau khi quyết định quản lý hành chính nhà nước đã được thực hiện, cần tổng kết lại việc thực hiện quyết định. Cần xác định cụ thể kết quả thực hiện: những việc đã làm được và những việc chưa làm được. Phân tích nguyên nhân của những thành công và hạn chế. Rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần xây dựng, ban hành và thực hiện quyết định tiếp sau. Cũng cần phải đánh giá việc thực hiện quyết định một cách trung thực, khách quan, tránh thổi phồng thành tích. Có thể căn cứ vào những tiêu chuẩn sau để đánh giá hiệu lực và hiệu quả một quyết định quản lý hành chính nhà nước. Một quyết định được đánh giá là có hiệu lực và hiệu quả khi nội dung, hình thức của nó thoả mãn các yêu cầu về tính hợp pháp và hợp lý, đồng thời nó phải được tổ chức  thực hiện thành công trên thực tế.

• Đánh giá hiệu lực của quyết định:tức là xem xét liệu quyết định sau khi thực hiện trên thực tế có giải quyết được vấn đề đặt ra hay đạt được mục tiêu hay không. Nghĩa là đo lường các kết quả đạt được và so sánh với các mục tiêu của quyết định đã đề ra. Khi đánh giá có thể dẫn tới các kết quả sau:
  • Quyết định có hiệu lực khi:
    • Đạt được mục tiêu sớm hơn mong đợi và đạt được thêm lợi ích.
    • Đạt được mục tiêu sớm hơn mong đợi.
    • Đạt được mục tiêu như mong đợi.
  • Quyết định kém hiệu lực khi:
    • Đạt được mục tiêu nhưng kèm theo hiệu ứng phụ không mong muốn
    • Đạt được phần nào mục tiêu.
  • Quyết định không có hiệu lực khi:
    • Không đạt mục tiêu ở bất kỳ mức độ nào.
    • Không đạt mục tiêu và tạo thêm nhiều rắc rối.
• Đánh giá hiệu quả của quyết định: Việc đánh giá hiệu quả của quyết định là một công việc hết sức phức tạp. Nó đòi hỏi người đánh giá phải đo lường các kết quả do việc thực hiện quyết định mang lại và chi phí cho việc ban hành và tổ chức thực hiện quyết định. Những tác động mà những quyết định tổ chức hành chính nhà nước đem lại đối với khách thể quản lý không chỉ được xem xét về khía cạnh kinh tế mà còn cả về khía cạnh chính trị, xã hội, do đó rất khó để xác định cụ thể. Ngoài ra, nhiều tiêu chí đánh giá khó có thể định lượng được như niềm tin, sự tín nhiệm, sự hài lòng, sự quan tâm của người dân…