KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH VÀ THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ

CHƯƠNG 6

MỘT SỐ KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ CÔNG

Kỹ năng là khả năng của con người có tri thức, biết vận dụng kiến thức, kinh nghiệm để có được các thao tác trong tư duy và hành động, tạo thành phương thức hành động thích hợp với điều kiện, môi trường nhằm thực hiện một nhiệm vụ, một công việc đạt được kết quả tốt nhất với chi phí các nguồn lực thấp nhất.

Người có kỹ năng phải là người vừa có kiến thức lý thuyết vừa có năng lực thực hành. Người có kiến thức lý thuyết mà không có năng lực thực hành thì xem như là người không có kỹ năng, đó chỉ là nhà lý luận. Người có năng lực thực hành mà không có kiến thức lý thuyết thì cũng xem như người đó không có kỹ năng mà chỉ là người có kinh nghiệm.

Người thực hiện tốt nhiệm vụ hay công việc trong điều kiện và môi trường này mà lại không thể thực hiện tốt nhiệm vụ hay công việc đó trong điều kiện và môi trường khác thì cũng không phải người có kỹ năng

Tuy thực hiện tốt công việc nhưng với mức chi phí quá cao (thời gian, trí tuệ, nhân lực, vật lực) thì cũng không phải là người có kỹ năng.

1. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH VÀ THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ

1. Quyết định quản lý

Quyết định quản lý là hành vi lựa chọn của nhà quản lý trong công việc quản lý hằng ngày khi thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.

Có thể coi toàn bộ quá trình quản lý là quá trình ra các quyết định quản lý và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý đó.

Có nhiều loại quyết định quản lý, mỗi loại quyết định quản lý lại có phạm vi và mức độ tác động đến đối tượng quản lý khác nhau. Chúng ta có thể phân quyết định quản lý căn cứ vào tính chất  pháp lý, theo chủ thể ban hành, theo lĩnh vực quản lý, theo phạm vi lãnh thổ:

 - Theo tính chất pháp lý, có quyết định chính sách, quyết định quy phạm và quyết định cá biệt.

 - Theo chủ thể ban hành, có quyết định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; quyết định của các bộ và cơ quan ngang bộ; quyết định của Ủy ban nhân dân, của các cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân; quyết định hành chính liên tịch.

 - Căn cứ vào lĩnh vực quản lý, có quyết định quản lý về kinh tế, quyết định quản lý về văn hóa – xã hội, y tế, giáo dục, an ninh – quốc phòng, dân tộc – tôn giáo, đối ngoại.

 - Căn cứ vào phạm vi lãnh thổ, có quyết định quản lý có hiệu lực trên phạm vi toàn quốc; quyết định quản lý có hiệu lực trên phạm vi từng vùng, từng địa phương; quyết định quản lý áp dụng vượt ra khỏi biên giới quốc gia.

Trong hoạt động quản lý, việc ban hành quyết định và thực hiện quyết định quản lý là thể hiện rõ nhất năng lực của nhà quản lý. Không thể nói, tôi là một nhà quản lý giỏi mà lại ban hành một quyết định quản lý bất hợp pháp, bất hợp lý; thực hiện quyết định quản lý không có hiệu lực, hiệu quả.

Chất lượng của quyết định quản lý chủ yếu phụ thuộc vào trình độ, năng lực của người ban hành quyết định và chất lượng thông tin về đối tượng quản lý. Ngoài ra quyết định quản lý còn chịu sự chi phối của nguồn lực tài chính, vật chất, con người; thời gian và các yếu tố chính trị, lợi ích nhóm.

Các mô hình ban hành quyết định quản lý chủ yếu:

 - Ban hành quyết định theo chế độ tập thể.

 - Ban hành quyết định theo chế độ thủ trưởng.

Ban hành quyết định quản lý theo mô hình nào tùy thuộc vào từng loại quyết định. Mỗi mô hình ban hành quyết định quản lý đều có những ưu điểm và nhược điểm của nó, vì vậy trong nhiều trường hợp cần kết hợp các mô hình ban hành quyết định quản lý để nâng cao chất lượng của quyết định.

2. Yêu cầu cơ bản đối với quyết định quản lý

Một quyết định quản lý tốt phải bảo đảm được yêu cầu hợp pháp và hợp lý. Về yêu cầu hợp pháp, quyết định quản lý cần đáp ứng các yêu cầu sau:

 - Các quyết định quản lý phải phù hợp với nội dung và mục đích của luật. Có nghĩa là các quyết định quản lý không được trái với Hiến pháp, luật và văn bản của cơ quan nhà nước.

 - Các quyết định quản lý phải được ban hành trong phạm vi thẩm quyền của cơ quan hoặc chức vụ. Yêu cầu này đòi hỏi mỗi loại cơ quan, tổ chức chỉ có quyền hạn ban hành quyết định giải quyết các vấn đề nhất định do pháp luật quy định, không lạm quyền, không lẩn tránh trách nhiệm.

 - Quyết định quản lý được ban hành phải xuất phát từ lý do xác thực. Chỉ khi nào trong quản lý nhà nước và đời sống dân sự xuất hiện các nhu cầu, các sự kiện được pháp luật quy định cần phải ban hành quyết định thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới ban hành các quyết định nhằm đề ra các quy định chung hoặc áp dụng pháp luật vào các trường hợp cụ thể.

 - Quyết định quản lý phải được ban hành đúng hình thức và thủ tục do pháp luật quy định.

Về hình thức, các quyết định quản lý phải đúng tên gọi, thể thức, tiêu đề: số, ký hiệu, ngày tháng ban hành và hiệu lực, chữ ký, con dấu… và phải thể hiện bằng ngôn ngữ văn bản hành chính.

Về thủ tục ban hành, các quyết định quản lý phải tuân thủ các yêu cầu bắt buộc do pháp luật quy định và các yêu cầu về tính dân chủ, khách quan, khoa học.

Một quyết định quản lý được coi là hợp lý khi nó đáp ứng các yêu cầu sau:

 - Quyết định quản lý phải bảo đảm hài hòa lợi ích của nhà nước, tập thể và cá nhân. Khi ban hành quyết định quản lý phải cân đối hợp lý lợi ích giữa nhà nước và xã hội, coi lợi ích của nhà nước và lợi ích của công dân làm tiêu chí để đánh giá tính hợp lý của quyết định quản lý.

 - Quyết định quản lý phải cụ thể và phù hợp với từng vấn đề, với các đối tượng thực hiện.

 - Khi ban hành quyết định quản lý phải tính hết các yếu tố chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Khi ban hành quyết định tinh giản biên chế, cấp phép cho mở các quán Internet, quán karaoke gần trường học, bệnh viện… các nhà quản lý phải hết sức thận trọng, xem xét đầy đủ các yếu tố chính trị, văn hóa, xã hội.

 - Phải căn cứ vào mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu dài. Không ít các quyết định quản lý được ban hành trong thời gian qua vẫn theo “tư duy nhiệm kỳ” hoặc không quan tâm đến những mục tiêu lâu dài.

 - Phải tính hết các tác động trực tiếp và gián tiếp của quyết định quản lý. Quyết định nhập phế liệu làm ô nhiễm môi trường; vấn đề biên chế liên tục tăng hay tiền lương quá tháp hiện nay đã gián tiếp ảnh hưởng đến chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức.

 - Kết hợp kết quả, mục tiêu, nhiệm vụ cần đạt được với điều kiện, phương tiện để thực hiện. Không nên đề ra những mục tiêu quá cao, những chương trình quá lớn khi điều kiện của đất nước, đơn vị chưa thể thực hiện.

 - Các biện pháp đề ra trong quyết định phải phù hợp, không mâu thuẫn và phải đồng bộ với biện pháp trong các quyết định có liên quan.

 - Ngôn ngữ, văn phong, cách trình bày một quyết định phải rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn, chính xác, không đa nghĩa, nghĩa là phải bảo đảm kỹ thuật lập quy.

3. Kỹ năng ra quyết định và thực hiện quyết định quản lý

a. Thực hiện đúng quy trình ban hành quyết định quản lý

Quy trình ban hành quyết định quản lý gồm bốn bước cơ bản: 1/ xử lý thông tin, lập và chọn phương án; 2/ soạn thảo quyết định; 3/ thông qua quyết định; 4/ công bố quyết định.

(1) Xử lý thông tin và chọn phương án cần tiến hành:

 - Kiểm tra tính chính xác, khách quan của thông tin, hệ thống hóa thông tin và phân tích thông tin.

 - Xử lý thông tin để giải quyết vấn đề hiện tại nhưng luôn phải dự báo tương lai để có những điều chỉnh phù hợp.

 - Đề ra các phương án để có cơ hội lựa chọn; dự tính các phương tiện, biện pháp, thời gian thực hiện và thời hạn có hiệu lực của quyết định.

 - Trong quá trình xây dựng phương án, cơ quan chủ trì phải phối hợp chặt chẽ với các cơ quan hữu quan và cần thiết phải tổ chức các cuộc hội thảo; cần nghiên cứu yếu tố pháp lý và trong những trường hợp cần thiết phải có tư vấn, cố vấn pháp lý.

Khi chọn phương án cần căn cứ theo các tiêu chí hợp pháp và hợp lý của quyết định quản lý. Chọn phương án theo các tiêu chí hợp lý, người ra quyết định có thể sử dụng phương pháp chấm điểm. Phương án được chọn phải là phương án tối ưu, bảo đảm các yêu cầu về tính hợp pháp và hợp lý.

(2) Soạn thảo quyết định quản lý

Trong soạn thảo quyết định quản lý, cơ quan chủ trì cần lưu ý:

 - Tùy theo từng loại quyết định, cơ quan chủ trì thành lập bộ phận biên soạn dự thảo quyết định hoặc giao cho cá nhân biên soạn. Những cá nhân này phải là những người có năng lực, am hiểu pháp luật và các lĩnh vực chuyên môn.

 - Lấy ý kiến của các cơ quan có liên quan. Nếu cần, ý kiến góp ý bắt buộc phải bằng văn bản.

 - Huy động sự tham gia của xã hội trong các trường hợp quyết định có liên quan đến đời sống nhân dân trên phạm vi rộng. Qua hệ thống thông tin đại chúng để tập hợp ý kiến xã hội về dự thảo quyết định quản lý.

 - Huy động đóng góp của các chuyên gia đối với các quyết định quản lý có tính chuyên môn hẹp, chuyên ngành.

(3) Thông qua quyết định quản lý:

Quyết định quản lý phải được thông qua theo thủ tục do pháp luật quy định. Có hai phương thức thông qua quyết định:

* Thông qua quyết định quản lý theo chế độ tập thể được thực hiện tại các cuộc họp của cơ quan có thẩm quyền. Việc tổ chức cuộc họp cần chú ý các nội dung sau:

 - Chuẩn bị hồ sơ đã được thẩm định liên quan đến quyết định.

 - Gửi các tài liệu liên quan trước cho thành viên của cuộc họp.

 - Ý kiến đóng góp phải cụ thể, rõ ràng, tránh xa rời mục đích của cuộc họp.

 - Kết luận cuộc họp cần đưa ra các vấn đề phải biểu quyết.

* Thông qua quyết định theo chế độ thủ trưởng.

Trong phạm vi thẩm quyền, thủ trưởng các cơ quan có thẩm quyền ban hành các quyết định quản lý. Khi quyết định, người có thẩm quyền cần:

 - Nắm vững yêu cầu của việc ban hành quyết định. Quyết định ban hành phải cụ thể, thiết thực, có điều kiện để thực hiện.

 - Không quá tin vào cán bộ tham mưu, cần thiết phải xem xét, kiểm tra lại các nội dung trong quyết định và hình thức của quyết định.

 - Thủ trưởng cơ quan thông qua quyết định quản lý cần quan tâm yêu cầu về tính hợp pháp và hợp lý của quyết định quản lý. Quyết định quản lý phải có căn cứ pháp lý và có lý do thực tế, không trùng lắp, chồng chéo.

(4) Ban hành quyết định quản lý:

Ban hành quyết định quản lý là bước căn bản hóa các quyết định quản lý. Việc văn bản hóa quyết định quản lý phải bảo đảm đúng thể thức, kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ và văn phong của văn bản pháp luật.

Hiệu lực của quyết định có từ khi quyết định được ban hành. Cần phải tính tới thời điểm quyết định đến và được triển khai bởi đối tượng điều chỉnh của quyết định. Quyết định quản lý cần thời gian để phổ biến, nhận thức và tổ chức thực hiện.

b. Quyết định quản lý phải được tổ chức thực hiện nghiêm túc

Việc tổ chức thực hiện quyết định quản lý có ba bước:

Bước 1:Sử dụng các phương tiện, phương pháp phù hợp để quyết định được triển khai đúng thời hạn, có hiệu lực. Cần lập kế hoạch thực hiện quyết định; công bố công khai, tuyên truyền, giải thích để mọi người hiểu và tự nguyện thực hiện.

Bước 2:Tổ chức lực lượng thực hiện quyết định quản lý.

Chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất, tài chính, nguồn nhân lực để tổ chức thực hiện quyết định quản lý.

Biện pháp thực hiện quyết định phải phù hợp với tầm quan trọng và tình hình thực tế. Có thể triển khai thực hiện quyết định “đại trà” hoặc thực hiện “thí điểm” có tổng kết, đánh giá sau đó mới thực hiện ở diện rộng.

Bước 3:Xử lý thông tin phản hồi, điều chỉnh quyết định quản lý kịp thời.

Tiếp nhận thông tin từ các phía  trong tổ chức thực hiện quyết định để điều chỉnh quyết định nếu nhận thấy cần thiết. Điều chỉnh quyết định quản lý theo những phương thức sửa đổi, bổ sung, đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ.

c. Kiểm tra, đôn đốc và đánh giá quyết định quản lý

Thực hiện kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện quyết định quản lý có các khâu: ban hành, tổ chức thực hiện quyết định và tổng kết, đánh giá.

 - Thẩm quyền kiểm tra thuộc về cấp trên, cơ quan chủ trì, chủ quản và chính thủ trưởng cơ quan ban hành và chỉ đạo việc thực hiện quyết định.

 - Thẩm quyền kiểm tra còn thuộc về các cơ quan kiểm tra, thanh tra chuyên ngành, thanh tra nhà nước, thanh tra nhân dân.

 - Yêu cầu đối với kiểm tra: bảo đảm tính độc lập, khách quan.

 - Phương pháp kiểm tra: tiền kiểm, hậu kiểm, kiểm tra thường xuyên, kiểm tra đột xuất.

Căn cứ vào kết quả kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền cần:

 - Đôn đốc việc thực hiện quyết định, sửa đổi, bổ sung quyết định khi thấy cần thiết;

 - Khen thưởng những cá nhân, tập thể tốt; kỷ luật những cá nhân, tổ chức mắc khuyết điểm, sai phạm.

Đánh giá quyết định quản lý nhằm xác định tính hiệu quả, hiệu lực của quyết định quản lý. Đánh giá quyết định quản lý phải trung thực, nhìn thẳng vào sự thật, nói đúng sự thật, không thổi phồng thành tích, thi hành kỷ luật đối với những cán bộ, công chức không trung thực, “làm láo, báo cáo hay”.

Đánh giá đúng quyết định quản lý đã qua là tiền đề cho một quyết định quản lý mới tốt hơn ra đời. Không có sự đánh giá sẽ khó có sự phát triển trong quản lý.

Tóm lại, tổ chức tốt quy trình ban hành quyết định và thực hiện quyết định quản lý, kiểm tra đánh giá quyết định quản lý sẽ tạo khả năng nâng cao chất lượng ban hành các quyết định quản lý.