Chức năng kiểm soát trong khu vực công

3/ Chức năng kiểm soát trong khu vực công

Kiểm soát được hiểu là toàn bộ các hoạt động có tính chất đánh giá, bắt buộc hay yêu cầu thực hiện các quyết định trong quá trình quản lý. Hoạt động kiểm soát đối với khu vực công rất đa dạng, do nhiều chủ thể khác nhau tiến hành với các hình thức, phương pháp khác nhau và biểu hiện của tính quyền lực trong các hoạt động này cũng khác nhau. Khó khăn lớn nhất đối với hoạt động kiểm soát trong khu vực công là tình trạng khó định lượng kết quả của các hoạt động của nhà nước. Những lợi ích mà nhà nước hướng tới chủ yếu là lợi ích công cộng, nhiều khi mang nặng tính chính trị mà không phải là lợi ích kinh tế. Việc đánh giá cũng chưa hoàn toàn hướng tới công dân và tổ chức – những khách hàng của khu vực công.

Kiểm soát là một trong những chức năng cơ bản của quản lý công. Thực tế nhiều tổ chức do thiếu quan tâm đến chức năng quan trọng này nên mặc dù đã tập trung các nguồn lực để hoàn thiện công tác kế hoạch, tổ chức nhưng đều không làm cho hoạt động của tổ chức hoàn thiện và mang lại hiệu quả như mong đợi.

a. Khái niệm kiểm soát

Thông thường, người ta nhìn nhận kiểm soát từ giác độ tiêu cực, tức là xem xét khía cạnh áp đặt ý chí của chủ thể kiểm soát lên đối tượng bị kiểm soát và người bị kiểm soát thường có xu hướng cho rằng người kiểm soát sẽ tập trung chủ yếu vào việc vạch ra các sai lầm trong hoạt động của người bị kiểm soát. Tuy nhiên, trong thực tế việc kiểm soát cần được hiểu từ giác độ tích cực: đây là hoạt động cần thiết để giúp cho việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của cá nhân, tổ chức được tốt hơn, là công cụ để hoàn thiện hoạt động của tổ chức khiến nó càng ngày càng có hiệu lực, hiệu quả hơn. Từ giác độ này, hoạt động kiểm soát phải trở thành một hoạt động bình thường, thường xuyên trong mọi tổ chức.

Một định nghĩa chung về kiểm soát, nhưng có thể coi kiểm soát như là một quá trình giám sát (monitoring) các hoạt động của một cá nhân, một nhóm hay cả tổ chức nhằm bảo đảm cho các thành viên trong tổ chức thực hiện tất cả các nhiệm vụ đã được thông qua trong kế hoạch và trong những trường hợp cần thiết đưa ra các điều chỉnh để khắc phục sai lệch.

Như vậy, kiểm soát gắn liền với quá trình giám sát nhưng đồng thời kiểm soát cũng nhằm chỉ ra những biện pháp cần thiết để khắc phục những sai lệch của kế hoạch. Mọi tổ chức nếu có nhiệm vụ thực hiện những kế hoạch đã được phê duyệt thì chức năng kiểm soát là chức năng không thể thiếu. Thực hiện chức năng này với kế hoạch đã đề ra và điều chỉnh các sai lệch để hoạt động của tổ chức đi đúng quỹ đạo.

Trong công tác kế hoạch và thực hiện kế hoạch, kiểm soát được coi như là một cầu nối quan trọng.

* Các loại kiểm soát:

Trên thực tế trong hoạt động quản lý có ba loại kiểm soát chủ yếu: kiểm soát trước (kiểm soát đề phòng); kiểm soát hiện hành và kiểm soát sau (hậu kiểm soát). Cả ba loại kiểm soát này đều có những ý nghĩa nhất định khi triểu khai thực hiện.

 - Kiểm soát trước hay còn gọi là kiểm soát đề phòng

Kiểm soát trước giúp các nhà quản lý công ngăn chặn, phòng ngừa được các vấn đề có thể cản trở, gây khó khăn cho tổ chức trước khi nó xảy ra. Kiểm soát trước có thể là kiểm soát tài chính, kiểm soát nguồn nhân lực, vật lực… Loại kiểm soát náy đòi hỏi phải có nhiều thông tin và thời gian để xử lý.

 - Kiểm soát hiện hành, nghĩa là kiểm soát khi các hoạt động đang xảy ra.

Loại kiểm soát này chính là một hình thức giám sát để xử lý các vấn đề xảy ra trong quá trình tổ chức hoạt động. Nó giúp nhà quản lý đưa ra các điều chỉnh ngay sau khi giám sát.

 - Kiểm soát phản hồi, nghĩa là kiểm soát những gì đã xảy ra.

Loại giám sát này để xử lý các loại thông tin phản hồi. Thông tin phản hồi giúp các nhà quản lý nhìn lại cụ thể hơn các mục tiêu mà kế hoạch đã vạch ra, tính xác thực của những số liệu báo cáo và hiệu quả của nó.

b. Quá trình kiểm soát

Kiểm soát không phải là một hoạt động riêng lẻ mà thực chất là một quá trình bao gồm nhiều hoạt động, có thể chia thành các nhóm và các hoạt động cụ thể (các bước tiến hành kiểm soát). Quá trình kiểm soát bao gồm: đo lường hoạt động hiện tại của các thành viên hay nhóm và cả tổ chức; so sánh hoạt động hiện tại với những mục tiêu đã được vạch ra; tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết để khắc phục những sai lệch.

 - Đo lường hoạt động hiện tại

Trong bước này, cần trả lời các câu hỏi sau: Đo cái gì? Đo như thế nào?

Trong hoạt động quản lý khu vực công, có thể tìm ra một số tiêu chí chung để đo lường hoạt động của tổ chức và các nhà quản lý phải thực hiện các tiêu chí chung ấy. Những tiêu chí chung ấy có thể là sự hài lòng của người lao động hay những người có liên quan; tiêu chí đánh giá hiệu quả sử dụng ngân sách hay chi phí cho các hoạt động; số lượng sản phẩm được sản xuất theo quý, năm… Tuy nhiên trong khu vực công có khá nhiều công việc khó có thể đo lường bằng số liệu cụ thể, đặc biệt ở các đơn vị cung cấp dịch vụ công. Trong trường hợp không lượng hóa được, có thể sử dụng các chỉ số đánh giá khác, như chất lượng của dịch vụ, sự hài lòng nhiều hay ít của người sử dụng dịch vụ.

Đo như thế nào cũng là một vấn đề quan trọng trong hoạt động kiểm soát. Sử dụng các phương pháp khác nhau để đo cũng chính là sử dụng các biện pháp khác nhau để giám sát, như quan sát thực tế, xem xét các báo cáo… cũng là cách thức để tiến hành kiểm soát.

 - So sánh kết quả hoạt động thực tế với mục tiêu đã được xác định trong kế hoạch

Đây là bước quan trọng của chức năng kiểm soát. Kết quả của bước này để chỉ ra sự sai lệch giữa kết quả hoạt động thực tế và các tiêu chuẩn, mục tiêu đã được xác định trong kế hoạch.

 -Tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức

Trong giai đoạn này, nhà quản lý cần tiến hành các hoạt động đòi hỏi điều chỉnh khi cần thiết. Có nhiều hoạt động nhà quản lý phải điều chỉnh ngay nhằm đưa hoạt động trở lại trạng thái đúng của nó; cũng có những hoạt động các nhà quản lý cần phân tích kỹ lưỡng nguyên nhân dẫn đến sai lệch. Loại điều chỉnh thứ hai phức tạp hơn nhưng cũng rất cần thiết khi mà kế hoạch được thông qua thiếu cơ sở khoa học và không đầy đủ về thông tin.

Sơ đồ: Quá trình kiểm soát

Điều chỉnh mục tiêu của kế hoạch trong thực tế áp dụng cần phải thận trọng. Trong những trường hợp môi trường bên ngoài tổ chức có những biến đổi lớn thì mới cần sự điều chỉnh này.

c. Kiểm soát nội bộ trong các tổ chức công

* Hoạt động thanh tra

Hoạt động thanh tra là hoạt động kiểm soát do một bộ máy đặc biệt của tổ chức tiến hành. Hoạt động thanh tra được tiến hành nhằm phòng ngừa, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm; phát hiện những sơ hở trong quá trình quản lý để kiến nghị các giải pháp khắc phục; phát huy các nhân tố tích cực, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức và của người lao động.

Hoạt động thanh tra là hoạt động không thường xuyên và được tiến hành dưới hai hình thức là thanh tra theo kế hoạch và thanh tra đột xuất.

Thanh tra là hoạt động kiểm soát nội bộ, vì vậy đối tượng thanh tra có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, tài liệu theo yêu cầu của đoàn thanh tra, chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của tài liệu, thông tin đã cung cấp và nghiêm chỉnh chấp hành quyết định của đoàn thanh tra. Hoạt động thanh tra phải tuân theo pháp luật; bảo đảm sự chính xác, khách quan, trung thực, công khai, dân chủ. Hoạt động thanh tra không làm cản trở hoạt động bình thường của cơ quan, đơn vị, cá nhân là đối tượng bị thanh tra.

* Hoạt động kiểm tra

Kiểm tra là một trong những công việc thường xuyên, quan trọng của bất kỳ một nhà quản lý nào. Xét về mối quan hệ giữa chủ thể kiểm tra và đối tượng bị kiểm tra thì kiểm tra gồm kiểm tra chức năng và kiểm tra nội bộ. Kiểm tra chức năng thường do các cơ quan bên ngoài tổ chức thực hiện. Hoạt động kiểm tra nội bộ do thủ trưởng cơ quan tiến hành (thủ trưởng trực tiếp kiểm tra hoặc thủ trưởng lập ra tổ chức kiểm tra để giúp mình tiến hành các hoạt động kiểm tra). Mục đích của hoạt động kiểm tra nội bộ là để đánh giá hoạt động của cơ quan hay những mặt hoạt động nhất định của nó trong quá trình thực hiện kế hoạch, giúp cho các hoạt động này đi đúng mục tiêu đã đặt ra. Hoạt động kiểm tra phải thể hiện tính quyền lực trực tiếp, áp dụng các biện pháp mang tính quyền lực trực tiếp, như khen thưởng các cá nhân, bộ phận hoàn thành tốt nhiệm vụ; kỷ luật những cá nhân, bộ phận vi phạm, không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ; ra quyết định đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ các quyết định sai trái của đối tượng bị kiểm tra…

Việc kiểm tra trong nội bộ cơ quan cần được tiến hành theo các nguyên tắc cơ bản sau đây:

 - Kiểm tra phải được tiến hành thường xuyên. Hoạt động này có thể diễn ra theo định kỳ hoặc đột xuất, có thể tiến hành kiểm tra tổng hợp nhưng cũng có thể tập trung vào một số nội dung hay một hoạt động cụ thể của tổ chức.

 - Kiểm tra phải bảo đảm tính khách quan. Trước khi tiến hành kiểm tra phải đề ra hệ thống các tiêu chuẩn, bản mô tả công việc để làm căn cứ kiểm tra, không phụ thuộc vào ý kiến đánh giá chủ quan của người kiểm tra.

 - Kiểm tra phải bảo đảm dân chủ, công bằng, công khai, đúng pháp luật.

 - Kiểm tra phải chỉ ra được sự khác biệt giữa hoạt động thực tế với kế hoạch. Kiểm tra vừa là để phòng ngừa các sai phạm nhưng cũng là để động viên, khuyến khích các cá nhân, tập thể tốt. Cán bộ kiểm tra không được tạo áp lực cho đối tượng bị kiểm tra, không cản trở hoạt động bình thường của đối tượng bị kiểm tra.

 - Kiểm tra phải có kết luận kiểm tra, phải chỉ ra được nguyên nhân của các sai phạm, kiến nghị những giải pháp xử lý, giải quyết.

Tóm lại, nhà quản lý muốn kiểm tra có hiệu quả cần phải tiến hành kiểm tra một cách thực chất. những kết luận kiểm tra phải khách quan, trung thực, tạo điều kiện để các nhà quản lý nắm được thực trạng các hoạt động của tổ chức, làm cơ sở đưa ra các quyết định thích hợp.

* Những nội dung cần quan tâm trong kiểm soát

Hoạt động kiểm soát cần tập trung vào năm lĩnh vực: con người; tài chính; hoạt động tác nghiệp; thông tin; và các hoạt động chung của tổ chức.

Kiểm soát con ngườilà nội dung được các nhà quản lý quan tâm nhiều nhất bởi vì con người trong tổ chức là nhân tố quan trọng giúp tổ chức hoàn thành được mục tiêu đề ra. Việc đánh giá, giám sát hoạt động của nhân viên trong tổ chức có thể bằng nhiều cách khác nhau nhằm bảo đảm họ thực hiện đầy đủ những gì mà các nhà quản lý mong muốn.

Kiểm soát tài chínhnhằm mục tiêu giảm chi phí sản xuất và do đó nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức (giảm giá thành; tăng chất lượng; tăng tính cạnh tranh).

Kiểm soát các tác nghiệp cụ thểlà giám sát các hoạt động sản xuất nhằm bảo đảm các hoạt động đó được thực hiện theo đúng lịch trình; đúng với năng lực của tổ chức nhằm tạo ra hàng hóa bảo đảm số lượng và chất lượng.

Kiểm soát thông tingiúp các nhà quản lý điều hành công việc được chính xác, đúng mục tiêu. Thiếu hay thông tin sai lệch, không kịp thời sẽ gây khó khăn cho công tác chỉ đạo, điều hành tổ chức.

Kiểm soát hoạt động chung của tổ chứcthông qua kiểm soát các giá trị mang tính bản chất của tổ chức. Thông thường có thể tiến hành kiểm soát tổ chức thông qua việc:

 - Tiếp cận theo các mục tiêu của tổ chức để kiểm soát.

 - Xem tổ chức như là một hệ thống để kiểm soát.

 - Kiểm soát theo từng bộ phận quan trọng, mang tính chiến lược.