Chức năng lập kế hoạch (2)

 

f. Quy trình của việc lập kế hoạch

Kế hoạch là bản mô tả những mục tiêu cần đạt được của tổ chức và cách thức tổ chức cần tiến hành để đạt được mục tiêu đó. Căn cứ vào mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, người ta sắp xếp một cách hợp lý và khoa học những hoạt động cần triển khai để thực hiện các mục tiêu của kế hoạch.

Lập kế hoạch bao gồm các bước sau:

Bước 1: Nghiên cứu, phân tích nội bộ, phân tích môi trường và dự báo

Nghiên cứu, phân tích và dự báo là điểm đầu của việc lập kế hoạch. Phân tích các điều kiện về môi trường trong đó có tổ chức sẽ vận động và phát triển trong tương lai để xác định cụ thể những cơ hội và thách thức, cản trở mà tổ chức sẽ gặp phải. Phân tích nội bộ để xác định các nguồn lực, những điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức hiện tại và tương lai. Đây là những thông tin rất quan trọng của việc xây dựng kế hoạch. Chúng ta cũng phải dự báo được các yếu tố không chắc chắn sẽ xảy ra để đưa ra các phương án đối phó. Lập kế hoạch đòi hỏi phải có những dự báo thực tế về cơ hội và thách thức.

Bước 2: Xác định các mục tiêu

Xác định các mục tiêu là nền tảng cơ bản cho công tác lập kế hoạch. Thiếu hoặc chưa làm rõ các mục tiêu chúng ta chưa thể tiến hành việc lập kế hoạch. Mục tiêu là cơ sở để nhà quản lý công xác định các cách thức, biện pháp để đạt được chúng, là cơ sở để đánh giá tổ chức. Mặt khác, mục tiêu là căn cứ để cá nhân và các bộ phận trong tổ chức cùng cam kết với nhạu thực hiện.

Xác định mục tiêu là khâu quan trọng của chức năng lập kế hoạch. Mục tiêu là cái đích mà mọi hoạt động của tổ chức phải hướng tới. Mục tiêu bao gồm mục tiêu chung của tổ chức công và mục tiêu của từng bộ phận.

Xác định mục tiêu phải căn cứ vào nguồn lực của tổ chức (5M: Man: nguồn nhân lực; Money: nguồn vốn; Material: vật chất; Machine: máy móc/công nghệ; Method: phương pháp). Cần xác định các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được. Khi xác định mục tiêu cần xem xét tầm quan trọng của các mục tiêu, xem đâu là mục tiêu quan trọng, mục tiêu cần ưu tiên.

Xét tổng quát, mục tiêu của các tổ chức thường được biểu hiện rất đơn giản. Tổ chức công có mục tiêu chung là cung cấp một cách hiệu quả các loại dịch vụ. Tuy nhiên, đó mới chỉ là mục tiêu chung của tổ chức. Đi sâu phân tích từng tổ chức, các mục tiêu của tổ chức rất đa dạng và được mô tả dưới nhiều hình thức khác nhau. Tính phức tạp của mục tiêu thường được biểu diễn thông qua “cây mục tiêu”. Cây mục tiêu là sự tập hợp của tất cả các mục tiêu và các mục tiêu được phân thành các nhóm và các nhánh.

Trong lập kế hoạch, mục tiêu thường được phân thành một nhóm sau:

 - Mục tiêu tổng quát của tổ chức là những mục tiêu được tổ chức công bố trong điều lệ, trong kế hoạch chiến lược hoặc trong các báo cáo hằng năm.

 - Mục tiêu cụ thể là những mục tiêu chi tiết mang tính định lượng mà nhà quản lý công xây dựng nhằm đạt được mục tiêu tổng quát.

Mục tiêu của tổ chức thường gắn với các cấp độ quản lý. Các nhà quản lý cao cấp đưa ra các mục tiêu tổng quát. Nhà quản lý các cấp cụ thể hóa thành mục tiêu của đơn vị, cá nhân.

Các nhà quản lý công có thể xác định một cách tốt nhất số lượng các mục tiêu xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của tổ chức. Như vậy, mục đích của lập kế hoạch là hướng mọi hoạt động của tổ chức vào các mục tiêu để tạo ra khả năng đạt mục tiêu một cách hiệu quả và cho phép nhà quản lý công có thể kiểm soát được quá trình triển khai kế hoạch.

Bước 3: Đề ra phương hướng và các giải pháp

Phương hướng là xác định các hướng đi và chính sách chủ yếu trong tương lai của tổ chức. Giải pháp là cách thức để giải quyết vấn đề. Để giải quyết một vấn đề có thể có nhiều giải pháp khác nhau.

Nhiệm vụ của nhà quản lý là:

 - Liệt kê tất cả các giải pháp có thể có để giải quyết vấn đề;

 - Tiến hành phân tích những điểm tích cực và tiêu cực của từng giải pháp;

 - Xác định những lợi ích thu được và những chi phí để thực hiện giải pháp;

 - Công cụ sử dụng “cây giải pháp”n và ma trận phân tích các giải pháp.

Bước 4: Xây dựng các phương án

Thực chất của bước này là xây dựng các kế hoạch cụ thể, các bước đi cụ thể nhằm đạt tới mục tiêu trong một thời gian nhất định của một tổ chức công. Trong bước này cần đặt và trả lời câu hỏi: phải làm gì? ai làm? khi nào làm? làm ở đâu và làm như thế nào?

Khi xây dựng các phương án cần sử dụng phương pháp phân tích chi phí – lợi ích. Trong trường hợp, tổ chức có đầy đủ thông tin để xác định được các chi phí thực hiện giải pháp và những lợi ích bằng tiền do việc thực hiện giải pháp này mang lại thì chúng ta nên sử dụng phương pháp phân tích chi phí – lợi ích để phân tích và đánh giá các giải pháp đã xác định.

Phương pháp này gồm các bước dưới đây:

 - Thống kê tất cả những kết quả tích cực và tiêu cực đối với tổ chức từ việc thực hiện một giải pháp.

 - Ước tính lợi ích và chi phí đối với tổ chức của các kết quả tích cực hoặc tiêu cực này bằng tiền.

Tính lợi ích ròng của từng giả pháp theo công thức:

Lợi ích ròng = Tổng lợi ích – Tổng chi phí

Nhà quản lý công sẽ lựa chọn những giải pháp nào có lợi ích ròng lớn hơn 0. Trong trường hợp có nhiều giải pháp có lợi ích ròng lớn hơn 0 thì giải pháp nào có lợi ích ròng cao nhất sẽ được lựa chọn.

Bước 5: Trao đổi, thẩm định, phê duyệt kế hoạch

Sau khi trao đổi, thẩm định các phương án, phương án tối ưu sẽ được lựa chọn, phê duyệt.

 

 

 

Phân tích môi trường, nội bộ và dự báo

Xác định các mục tiêu

Để ra phương hướng và các giải pháp

Xây dựng các phương án

Thảo luận, góp ý và phê duyệt

 

 

 

 

 

 

Sơ đồ: Quy trình xây dựng kế hoạch

Như vậy, lập kế hoạch tập trung vào tương lai, tức là xác định những gì mà tổ chức muốn làm hay phải làm và làm như thế nào. Về cơ bản, đó là hoạt động nhằm xác định mục tiêu cần hướng tới trong tương lai và những phương pháp, phương tiện thích hợp để đạt được các mục tiêu đó. Lập kế hoạch là hoạt động có ý thức của nhà quản lý nhằm xác định mục tiêu, phương hướng và các bước đi cụ thể để thực hiện mục tiêu. Khi xem xét như vậy, lập kế hoạch là một dạng của ra quyết định. Tất cả các nhà quản lý đều phải lập kế hoạch, tất nhiên, ở những mức độ khác nhau. Thông thường, kế hoạch chiến lược, có tầm ảnh hưởng rộng còn kế hoạch của các nhà quản lý thực thi có tính cụ thể cao hơn và có tầm ảnh hưởng hẹp hơn.

1. Chức năng quản lý và phát triển tổ chức công

Cơ cấu tổ chức công là một chỉnh thể gồm các bộ phận có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn khác nhau được bố trí thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức nặng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã xác định.

Cơ cấu tổ chức công được hiểu như là sự mô tả một cây với đầy đủ hoa, lá, cành, gốc, rễ. Mỗi yếu tố của cây đều có những chức năng, nhiệm vụ cụ thể góp phần cho sự tồn tại và phát triển của cây. Nếu thiếu một trong các bộ phận đó cây sẽ phát triển không bình thường và có thể sẽ bị tiêu diệt.

Trong mỗi tổ chức có hai mối quan hệ cơ bản: quan hệ theo chiều ngang và quan hệ theo chiều dọc. Theo quan hệ ngang, hệ thống tổ chức quản lý chia thành các khâu quản lý khác nhau. Mỗi khâu quản lý là một cơ quan độc lập, thực hiện một số chức năng quản lý nhất định. Giữa các khâu là quan hệ hợp tác trong sự phân công lao động quản lý. Theo quan hệ dọc, hệ thống quản lý được chia thành các cấp quản lý. Cấp quản lý là một thể thống nhất ở trong hệ thống các cấp quản lý khác nhau: trung ương, địa phương, cơ sở; ban giám đốc, các vụ, viện, ban, phòng…

a. Vai trò của chức năng quản lý và phát triển tổ chức công

Sự phát triển của xã hội đã chứng minh rằng, chức năng quản lý và phát triển là một nhu cầu không thể thiếu trong mọi hoạt động kinh tế - xã hội, quyết định sự thành bại của một tổ chức. Khi những hoạt dộng kinh tế - xã hội ngày càng rộng lớn và phức tạp thì vai trò của tổ chức ngày càng tăng. Nó là nhân tố quan trọng dẫn tới thành công trong hoạt động của một tổ chức. Chức năng quản lý và phát triển tổ chức công có vai trò to lớn, vì:

Thứ nhất, tổ chức làm cho các chức năng khác của hoạt động quản lý được thực hiện có hiệu quả.

Thứ hai, căn cứ vào cơ cấu tổ chức, khối lượng công việc của từng bộ phận, nhà quản lý công xác định biên chế, sắp xếp nhân lực phù hợp.

Thứ ba, tạo điều kiện cho hoạt động tự giác và sáng tạo của các thành viên trong tổ chức, tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng giữa cac chủ thể quản lý và đối tượng quản lý.

Thứ tư, tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đánh giá và tiến hành các điều chỉnh về tổ chức, nhân lực khi xét thấy cần thiết.

b. Các nội dung cơ bản của chức năng quản lý và phát triển tổ chức công

Việc xây dựng và duy trì một hệ thống các bộ phận, chức vụ với các chức năng, nhiệm vụ nhất định được gọi là chức năng quản lý tổ chức công. Nhiệm vụ của quản lý tổ chức là: thiết kế một cơ cấu tổ chức thích hợp; phân công lao đọng phù hợp và thiết lập môi trường làm việc tập thể để liên kết các hoạt động của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức.

Chức năng quản lý và phát triển tổ chức công gồm các nội dung cơ bản sau:

 - Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý: thiết kế cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của tổ chức; phân định trách nhiệm rõ ràng và tạo thuận lợi cho việc chỉ đạo và phối hợp.

 - Phân công công việc cho từng cá nhân, bộ phận, qua đó xác định cấu trúc các bộ phận. Phân công công việc cho cá nhân phù hợp với năng lực; phân công công việc cho bộ phận theo chức năng một cách hợp lý.

 - Xây dựng các mối liên hệ bên trong, bên ngoài; các mối quan hệ trực thuộc (trên – dưới), quan hệ phối hợp (ngang).

Như vậy, xét từ giác độ hoạt động, công tác tổ chức là việc nhóm các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu của tổ chức và giao hoạt động đó cho một bộ phận với một thẩm quyền nhất định và tạo mối liên hệ giữa các bộ phận đó. Một cơ cấu tổ chức được xây dựng nhằm mục đích: chỉ rõ ai, bộ phận nào sẽ làm việc gì và ai là người chịu trách nhiệm chính về những kết quả nào; loại bỏ các trở ngại trong quá trình phân công công việc và liên kết hoạt động của các bộ phận theo một hệ thống thông tin thống nhất trong tổ chức.

c. Quy trình xây dựng tổ chức công

Quy trình xây dựng tổ chức công gồm các bước sau:

Bước 1: Phân tích, xác định thực trạng cơ cấu tổ chức hiện hành

Cơ cấu tổ chức công được hình thành, tồn tại, vận động và phát triển không phải vì mục đích tự thân mà vì các mục tiêu cần hướng tới. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống tổ chức công luôn phải xuất phát từ thực trạng đối tượng quản lý và cơ cấu tổ chức hiện hành.

 - Xác định đúng đối tượng quản lý là một căn cứ quan trọng giúp việc xây dựng hệ thống tổ chức phù hợp, thiết thực. Tuy nhiên, việc xác định không chỉ dừng lại ở việc đánh giá thực trạng mà còn nhằm mục đích nhìn nhận chúng theo quan điểm toàn diện, cụ thể, vận động và phát triển.

 - Xác định đúng đắn cơ cấu tổ chức hiện hành cho phép chỉ ra những điểm mạnh, điểm yếu và là cơ sở để đề ra các biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức đó. Xác định đúng cơ cấu tổ chức hiện hành và đối tượng quản lý giúp nhà quản lý công có thể thiết kế cơ cấu tổ chức mới một cách hợp lý trên cơ sở cơ cấu tổ chức hiện hành.

Đây là giai đoạn rất quan trọng, là cơ sở của việc thiết kế hệ thống tổ chức công. Khi phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức hiện hành cần chú ý:

 - Xác định và làm rõ mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động của tổ chức.

 - Kiểm tra một cách chi tiết cơ cấu tổ chức hiện hành.

 - Xác định chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, đồng thời xác định biện pháp và phương tiện để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức.

Những vấn đề cần phân tích:

 - Số lượng các cấp, các khâu và số lượng các bộ phận của từng cấp, từng khâu của tổ chức hiện hành.

 - Các bộ phận giúp việc và nghiệp vụ hiện có của tổ chức; các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chúng.

 - Số lượng và trình độ chuyên môn của nhân sự ở từng cấp, từng khâu, từng bộ phận.

 - Các mối quan hệ giữa các bộ phận và giữa các cá nhân với nhau.

Bước 2: Thiết kế tổ chức

Bước này bao gồm những công việc chuẩn bị và tính toán các thông số của hệ thống tổ chức dự kiến được thiết kế: số lượng các bộ phận, số lượng cán bộ, công chức, viên chức, khối lượng công việc…

Bước 3: Tổ chức tạo ra cơ cấu tổ chức mới

Trong hệ thống tổ chức quản lý mới phải đặc biệt chú ý đến việc xác định chính xác quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên; quy chế phối hợp hoạt động của các cấp, đồng thời dự báo khả năng biến động của tổ chức trong quá trình hoạt động.

Một tổ chức công tốt khi nó đáp ứng được tính tối ưu, tính linh hoạt và tính kinh tế.

 - Tính tối ưu:

 + Tổ chức công đó được xây dựng có chủ đích, gọn nhẹ, hợp lý.

 + Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong tổ chức được quy định cụ thể, đầy đủ, không chồng chéo và cũng không bỏ sót nhiệm vụ.

 + Các bộ phận được chuyên môn hóa nhưng có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận riêng rẽ thành một hệ thống hoạt động nhịp nhàng như một cơ thể thống nhất.

 + Mỗi cá nhân được bố trí công việc phù hợp với năng lực và sở trường của mình, có thể làm việc trôi chảy, đạt hiệu quả cao.

 - Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức phải có khả năng phản ứng linh hoạt với mọi tình huống có thể xảy ra (cả bên trong và bên ngoài của tổ chức).

 - Tính kinh tế: tổ chức công đó hoạt động có hiệu lực, hiệu quả thực hiện tốt các mục tiêu của tổ chức với mức chi phí tối thiểu.

Giữa các yêu cầu trên có mối quan hệ tác động lẫn nhau trong đó yêu cầu về tính kinh tế vừa là hệ quả vừa là mục tiêu của các yêu cầu khác.

d. Phát triển tổ chức công

Phát triển tổ chức công là một quá trình làm cho tổ chức thích ứng một cách hiệu quả nhất với những thay đổi môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức, nhằm làm cho tổ chức phát triển bền vững cả trước mắt và lâu dài.

Phát triển tổ chức công là một trong những nhiệm vụ quan trọng để hoàn thiện tổ chức. Phát triển tổ chức công chỉ ra rằng thay đổi là một hiện thực khách quan và là cơ hội của tổ chức chứ không phải là sự đe dọa hay cản trở đối với tổ chức. Môi trường bên ngoài luôn luôn thay đổi đòi hỏi các tổ chức công cũng phải thay đổi thích ứng.

Thay đổi tổ chức cũng có thể diễn ra ở cấp độ rộng lớn, cũng có thể chỉ diễn ra ở một số bộ phận phòng, ban. Thay đổi cũng có thể xảy ra rất nhanh như một cuộc cách mạng, nhưng cũng có thể diễn ra chậm như một quá trình tiến hóa. Những thay đổi của tổ chức công có thể khác hoàn toàn với cái đã có, nhưng cũng có thể cái mới chỉ là một phần rất nhỏ của cái đã có.

Phát triển tổ chức công gắn liền với con người, nhóm và cơ cấu tổ chức.

Con người trong tổ chức công thường có hai xu hướng:

 - Mong muốn được đóng góp nhiều nhất cho tổ chức và luôn cố gắng để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

 - Mong muốn vươn lên để khẳng định mình và phát triển chức nghiệp.

Phát triển tổ chức công rất cần quan tâm, khuyến khích để cả hai xu hướng này của cá nhân có thể được thực hiện.

Nhóm và làm việc nhóm trở thành yếu tố quan trọng trong hoạt động quản lý của các tổ chức công. Phát triển tổ chức công cũng chính là giải quyết vấn đề liên quan đến tạo nhóm, phát tiển nhóm và quản lý nhóm. Mọi vấn đề trong nhóm đều ảnh hưởng đến tâm lý, tình cảm và khả năng phát huy năng lực của mỗi cá nhân.

Khi phát triển tổchức công cần chủý đến thiết kếvà điều hành tổchức. Những nội dung vềphân tích, thiết kếtổchức cần được các nhà quản lý công chú ý.