Hướng dẫn người khiếm thị định dạng trang in trong bảng Excel

(Hoàng Kim) – Sau khi điền thông tin, định dạng văn bản trong Excel, bạn thường làm tiếp công việc thiết lập trang và trang in  trong bảng Excel. Bài này xin giới thiệu kỹ thuật này cho người khiếm thị với sự hỗ trợ của chương trình Jaws.

I – Thiết lập trang:

Một bảng tính trong Excel có 256 cột và 65.536 hàng. Mỗi trang giấy chỉ có thể in một phần giới hạn nhất định. Khi đặt giấy theo chiều ngang để in bảng tính thì sẽ được nhiều cột hơn so với khi đặt giấy theo chiều dọc.

1/ Chọn vị trí ngắt trang in:

Trước hết bạn hãy kiểm tra bảng tính có bao nhiêu cột, bao nhiêu hàng đã điền dữ liệu? Độ rộng của các cột là bao nhiêu? Ước tính có bao nhiêu cột xuất hiện trên một trang giấy A4 đặt dọc?

Nhấn Ctrl + Shift + B để tìm vị trí ngắt trang. JAWS sẽ đọc tọa độ ô sau vị trí ngắt trang theo chiều dọc.

2/ Chọn kiểu giấy:

Nhấn Alt + F để mở menu File, nhấn U hoặc dùng mũi tên để chọn mục Page Setup rồi nhấn Enter để mở.

Dùng lệnh Ctrl + Tab hoặc Ctrl +Shift +Tab để đi đến trang Page.

 Mục đầu tiên trong trang này là Orientation, dùng phím mũi tên thay đổi giữa chế độ giấy đặt ngang và đặt dọc như trong chương trình Word.

Nhấn Enter hoặc Tab đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.

3/ Thay đổi tỷ lệ kích thước trang in:

Mở hộp thoại Page Setup.

Dùng lệnh Ctrl + Tab hoặc Ctrl +Shift +Tab để đi đến trang Page.

Tab đến mục Adjust to. Dùng phím mũi tên lên, xuống để thay đổi tỉ lệ điều chỉnh giữa kích thước bảng tính bình thường (trên máy tính) với kích thước bảng tính trên giấy khi in. Excel sẽ tự động phóng to hoặc thu nhỏ toàn bộ bảng tính theo tỉ lệ bạn chọn khi in.

Lưu ý: Nếu xuất hiện mục Fit to, bạn nhấn Space bar để đi đến ô Adjust to và thay đổi như trên.
Nhấn Enter hoặc Tab đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.

Nhấn Enter hoặc Tab đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.

4/ Thay đổi khổ giấy:

Mở hộp thoại Page Setup.

Dùng lệnh Ctrl + Tab hoặc Ctrl +Shift +Tab để đi đến trang Page.

 Tab đến mục Paper size (loại cỡ giấy). Dùng mũi tên để chọn.  thường dùng cỡ giấy A4.
Nhấn Enter hoặc Tab đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.

5/ Chọn kiểu đánh số trang:

Mở hộp thoại Page Setup.

Dùng lệnh Ctrl + Tab hoặc Ctrl +Shift +Tab để đi đến trang Page.

Tab đến mục First page number (đánh số trang của trang đầu tiên). Gõ số trang bắt đầu từ bàn phím.
Nhấn Enter hoặc Tab đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.

6/ Căn lề trang:

Mở hộp thoại Page Setup.

Nhấn Ctrl + Tab hoặc Ctrl +Shift +Tab để chuyển đến Trang Margins (lề giấy).

Tab hoặc Shift +Tab để kiểm tra và thay đổi kích thước lề giấy tương tự như trong chương trình Word.
Nhấn Enter hoặc Tab đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.

7/ Căn lề bảng tính:

Mở hộp thoại Page Setup.

Nhấn Ctrl + Tab hoặc Ctrl +Shift +Tab để chuyển đến Trang Margins (lề giấy).

Tab đến mục Center on page (căn vào giữa trang). Nếu chọn mục này sẽ  chỉnh bảng tính được căn vào giữa trang in theo chiều ngang hoặc dọc.

Nhấn Enter hoặc Tab đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.

II -  Tạo tiêu đề đầu trang, chân trang:

1/ Thiết lập độ rộng cho tiêu đề đầu trang và chân trang:
Mở hộp thoại Page Setup.

Nhấn Ctrl + Tab hoặc Ctrl +Shift +Tab để đi đến trang Page.

Tab đến Mục Header (tiêu đề đầu trang) và Footer (tiêu đề chân trang).  Dùng mũi tên để thay đổi hoặc nhập vào kích thước độ rộng cho tiêu đề đầu trang và cuối trang mà bạn muốn.
Nhấn Enter hoặc Tab đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.
 

2/ Tạo tiêu đề đầu trang và chân trang:
Mở hộp thoại Page Setup.

Nhấn Ctrl + Tab để di chuyển đến mục Header/Footer. (mục này cũng có thể chọn từ menu View).
a) Chọn mẫu tiêu đề đầu trang và chân trang:
Nhấn Tab hoặc shift +Tab để đi đến các combobox Header hoặc footer, dùng mũi tên lên xuống để chọn các mẫu tiêu đề đầu trang, chân trang đã thiết lập trước đó trên máy tính của bạn và thay đổi lại.
 

B) Tạo tiêu đề đầu trang và chân trang mới:
Tại trang Header/Footer, nhấn Tab hoặc
Shift +Tab để đi đến mục Custom Header và Custom Footer (các tùy chọn cho tiêu đề trang)

Nhấn Enter để mở các mục này.

Nhấn Tab hoặc Shift +Tab sẽ đi đến các mục điền nội dung bên trái, giữa, phải cho tiêu đề. Tiếp đó có thể chèn các thông tin khác nhau, thời gian, tranh ảnh… vào tiêu đề.
Nhấn Enter hoặc Tab đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.
 

III -  Thiết lập chế độ in:

Nhấn Ctrl + Tab để di chuyển đến mục Sheet. Trong mục này, bạn có thể chọn một phần của bảng tính để in, chọn hàng và cột tiêu đề của bảng tính để lặp lại trên trang in nhằm giúp người đọc bảng tính dễ theo dõi hơn.
Tab hoặc Shift +Tab để đi đến các mục sau:
 

1/ Mục “Print area” (khoảng để in), có thể đánh số các khoảng muốn in. Ví dụ: a1:g4,h9:l19

2/ Mục “Print titles” (In tiêu đề), chọn vào mục “Rows to repeat at top” (hàng in lặp lại ở đầu trang), nhập số 1:2. Như vậy, hàng 1 và 2 sẽ được lặp lại trên các trang in.

3/ Mục “Column to repeat at left” (cột in lặp lại ở bên trái trang), nhập chữ A:A. Như vậy, cột A sẽ được lặp lại trên các trang in.

4/ Các mục tiếp theo. Đánh dấu và mục Gridlines (các ô lưới) để in các đường kẻ ô trên bảng tính, dù không chọn mục đường viền ô.

5/ Mục Black and white (màu trắng và đen) cần được đánh dấu nếu muốn in bảng tính chỉ có màu đen trắng trên máy in màu.

6/ Đánh dấu mục Row and Column headings (tên cột và hàng) để hiển thị chữ tên và số tên hàng trên các trang in.

7/ Mục Draft quality (bản in nháp) để đánh dấu bản in thử chất lượng thấp hơn.

8/ Mục Comments (ghi chú) điều chỉnh cách hiển thị các ghi chú trên trang in. "At end of sheet" tức là các ghi chú hiển thị ở trang cuối khi in. "As displayed on sheet" tức là các ghi chú hiển thị ở mỗi trang in như đang có trên màn hình.

9/ Mục Cell erros as (các ô bị lỗi) chọn cách hiển thị các ô bị lỗi nội dung (sai công thức, sai dữ liệu, không đủ khoảng trống,...) khi in.

10/ Mục Page order (trình tự trang in). Mục Down, then over tức là in từ trên xuống dưới rồi mới từ trái sang phải. Mục Over, then down tức là in từ trái sang phải rồi mới từ trên xuống dưới.

11/ Mục Options (các lựa chọn). Một hộp thoại mới mở ra, trong mục Layout (thứ tự), có thể chọn lại kiểu giấy đặt ngang hay dọc, thứ tự in từ trang cuối trước hay trang đầu tiên trước và in bao nhiêu trang trên một mặt giấy in. Trong mục Paper/quality có thể chọn khay giấy phù hợp cho máy in.
Nhấn Enter hoặc Tab đến OK rồi nhấn Enter để lưu lại thay đổi.
 

Hoàng Xuân Hạnh